W dniu 9 maja 2025 polski Sejm przyjął ustawę zmieniającą Kodeks Pracy, wprowadzając krótkie trzy regulacje, w tym dotyczące obowiązku poinformowania kandydatów w trakcie procesu rekrutacyjnego na temat proponowanego początkowego wynagrodzenia lub przedziału wynagrodzenia.
Powinno to nastąpić już w ogłoszeniu prasowym, a jeśli pracodawca rekrutuje bez ogłoszeń – przed rozmową kwalifikacyjną, w każdym razie z odpowiednim wyprzedzeniem przed nawiązaniem stosunku pracy, aby zapewnić świadome i przejrzyste negocjacje.
Ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk muszą być neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny przebiegać w sposób niedyskryminujący.
Pracodawcy tracą możliwość pytania o wynagrodzenia kandydatów w poprzednich miejscach pracy.
Przyjęte regulacje zdążyły już wzbudzić szereg kontrowersji i z zainteresowaniem oczekujemy dalszych prac w Senacie nad omawianymi regulacjami.
Równolegle w Ministerstwie Rodziny Pracy i Polityki Społecznej działa Zespół ds. wdrożenia dyrektywy dotyczącej równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości. Projekty całościowego ujęcia wdrożenia dyrektywy do polskich przepisów poznamy zapewne dopiero za kilka miesięcy.
W wielu organizacjach temat przygotowania się do nowych regulacji związanych z równością i przejrzystością wynagrodzeń jest niedoceniany i postrzegany przez najwyższą kadrę jako zagadnienie HR-owe czy Compliance.
W rzeczywistości nowe regulacje będą są źródłem wielu nowych ryzyk (ale i szans), które mogą wpłynąć znacząco na całość biznesu.
Ujawnienie praktyki wynagradzania, w tym średnich stawek wynagrodzeń w poszczególnych kategoriach i luk płacowych - może być źródłem znaczącej demotywacji pracowników, utraty kluczowych osób i zrujnowanej reputacji firmy w odniesieniu do rynku pracy i klientów.
W skrajnych przypadkach, organizacjom może grozić utrata klientów poprzez wykluczenie z zamówień publicznych i koncesji, czy dotkliwe („odstraszające” - jak mówi dyrektywa) – kary finansowe.
Klienci WTW podejmują różne strategie w odniesieniu do przygotowania organizacji do nowych regulacji. Niektórzy odkładają jakiekolwiek działania do chwili, kiedy zostaną przyjęte regulacje.
Większość jednak realizuje już bądź planuje w najbliższym czasie przyjęcie działań przygotowawczych.
Jednym z najważniejszych zagadnień w nowych regulacjach jest na pewno kategoryzacja stanowisk czy – w języku dyrektywy - kategoryzacja pracowników.
Podstawową metodą kategoryzacji stanowisk jest grading (wartościowanie stanowisk pracy). Jest ono od lat rozpowszechnioną – zwłaszcza w większych organizacjach – dobrą praktyką. W świetle wdrażanych przepisów dyrektywy – kategoryzacja staje się obowiązkiem każdego pracodawcy.
Dyrektywa nie będzie wskazywać konkretnej metody do potwierdzenia kategoryzacji stanowisk, ale należy zapewnić, że będzie ona się wpisywać w rozwiązania przewidziane w dyrektywie.
Wśród ramowych wymagań dyrektywy należy wskazać cztery obligatoryjne kryteria analizy stanowisk – co na szczęście nie wyklucza przyjęcia przez pracodawców dodatkowych kryteriów – jeśli są istotne i uzasadnione. Pozostawiono również pracodawcom pole do określania wag tych kryteriów – łącznie z prawem ich różnicowania dla różnych grup stanowisk. Po wejście w życie przepisów – kryteria te będą musiały być uzgodnione z przedstawicielami pracowników.
Kryteria przywołane w dyrektywie to:
Jedną z głównych obaw i niejasności związanych z wdrażaniem nowych regulacji jest przyszłość gradingu (wartościowania), jakie dzisiaj jest wdrożone w organizacji, większość bowiem firm profesjonalnie zarządzających wynagrodzeniami dysponuje i wykorzystuje już obecnie co najmniej jedno podejście do kategoryzacji.
W ocenie WTW dalszy rozwój sytuacji jest mocno uzależniony od szczegółowych rozwiązań, jakie przyjmie ustawodawca, w szczególności – czy i jak wąsko lub szeroko zostanie ujęta definicja wysiłku i warunków pracy. Możliwe są przy tym trzy następujące scenariusze:
Pierwszy scenariusz zakłada możliwość utrzymania dotychczasowego podejścia do wartościowania metodą analityczną wykorzystywanego przez organizacje – bez potrzeby żadnych dodatkowych działań. W tym scenariuszu aktualna metoda przechodzi test zgodności z dyrektywą; nie ma potrzeby zmiany czy uzupełnień do aktualnie stosowanej metody, co dla organizacji jest niezwykle korzystne, ponieważ obecne wartościowanie służy jako baza dla wielu programów HR.
Jest to pozytywne rozwiązanie dla firm poszukujących uznanych, sprawdzonych podejść do kategoryzacji stanowisk i możliwości porównywania się z innymi organizacjami.
Temu scenariuszowi sprzyjać może stosunkowo ogólna definicja „warunków pracy” lub „wysiłku”.
Ten wariant rozwoju sytuacji zakłada utrzymanie dotychczasowego sprawdzonego i uznanego podejścia do wartościowania metodą analityczną – ale z wykorzystaniem dodatkowych kryteriów (wysiłek, warunki pracy) - do zaprojektowania struktur płacowych i/lub wyboru parametrów do korygowania luk płacowych.
Jest to najbardziej prawdopodobny scenariusz, gdy w dotychczasowym podejściu firmy nie były kontrolowane istotne dla specyfiki stanowisk kryteria. Jest to również najczęściej wybierana ścieżka przez firmy, które do tej pory posiadają kategorie oparte na krótkich definicjach narracyjnych (tzw. slotting – będący alternatywą dla metod analitycznych, wymaganych przez dyrektywę).
Opcja ciekawa do rozważenia dla firm, które muszą przeprowadzić nie posiadaną wcześniej kategoryzację stanowisk, ale także dla firm, które będą chciały utrzymać stosowaną dziś segmentację stanowisk i zarządzania płacą w oparciu o kilka struktur płacowych.
O ile dotychczas wyodrębnienie pod-taryfikatorów dla różnych grup stanowisk było typowo uzasadnione rynkową praktyką, to w nowych warunkach prawnych, utrzymanie oddzielnych polityk płacowych w jednej firmie - powinno być oparte na analizie stanowisk opartej na kryteriach.
Ostatni scenariusz oznacza przyjęcie przez organizację nowej metody wartościowania – wypracowanej w środowisku dyrektywy, gdzie osią będą 4 kryteria w niej przywołane.
Takie podejście będzie pomocne dla firm – zwłaszcza niewielkich, które do tej pory nie zajmowały się wartościowaniem. W krajach członkowskich Unii można oczekiwać na udostępnienie narzędzi do gradingu z wykorzystaniem kryteriów wymienionych w dyrektywie.
Najpewniej – wybór tego podejścia nie zapewni jeszcze przez dłuższy okres danych na temat praktyki wynagrodzeń, do których mają dostęp firmy stosujące uznane metody wartościowania stanowisk.
Wybór podejścia do planowanej kategoryzacji stanowisk w organizacji powinien uwzględniać zarówno aktualny status kategoryzacji w firmie i charakter wykorzystywanych dotychczas metodyk, regulacje (na dziś nie do końca jeszcze znane), ale również wymagania – oczekiwania biznesu i możliwości budżetowe. Towarzyszyć temu musi analiza ryzyk biznesowych i personalnych.
Dla organizacji posiadających aktywnego partnera społecznego – rekomendujemy uwzględnienie już sytuacji, iż po czerwcu 2026 zyska on nowe dodatkowe uprawnienia związane z prawem do uzgadniania przyjmowanej przez pracodawcę metodyki kategoryzacji stanowisk.
W oczekiwaniu na publikację projektów, a następnie przyjęcie nowych regulacji, zespół doradczy WTW Consulting w Polsce działa aktualnie w ramach pierwszego i drugiego z opisanych powyżej scenariuszy.
