แต่ไหนแต่ไรมา องค์กรหลายแห่งตั้งเป้าหมายการสื่อสารเกี่ยวกับ Total Rewards คือเพื่อช่วยให้พนักงานมองเห็นและเข้าใจถึงภาพรวมของผลประโยชน์และรางวัลตอบแทนที่องค์กรต้องการส่งมอบเท่านั้น โดยในตอนแรก การสื่อสารที่เกิดขึ้นเป็นเพียงการสื่อสารเกี่ยวกับรายละเอียดค่าตอบแทนของพนักงานในแต่ละปี จากนั้นจึงมีการเพิ่มข้อมูลเกี่ยวกับสิทธิประโยชน์เข้ามา แล้วต่อมาถึงได้เริ่มมีการสื่อสารกับพนักงานบ่อยขึ้น โดยเปลี่ยนจากการให้ข้อมูลภาพรวมในแต่ละปีเป็นการพูดคุยอัปเดตข้อมูลอย่างต่อเนื่อง ซึ่งเนื้อหาของการสื่อสารได้ขยายครอบคลุมหัวข้อต่าง ๆ ในลักษณะที่กว้างขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของสิทธิประโยชน์โดยสมัครใจ โอกาสในการพัฒนาทักษะและการฝึกอบรม โครงการริเริ่มด้านความรับผิดชอบต่อสังคมขององค์กร และอื่น ๆ อีกมากมาย จนในท้ายที่สุด การสื่อสารก็ได้พัฒนาให้ครอบคลุมแง่มุมวัฒนธรรมการทำงานและชื่อเสียงขององค์กร พร้อมกับนำเสนอภาพข้อมูลทางการเงิน เพื่อให้พนักงานเข้าใจชัดเจนขึ้นเกี่ยวกับสถานะทางการเงิน ค่าใช้จ่าย และความมุ่งมั่นขององค์กร
การเปลี่ยนแปลงและการปรับปรุงวิธีการสื่อสารที่ผ่านมานั้นยังคงเน้นเรื่องของการสื่อสารเกี่ยวกับ Total Rewards เป็นหลัก ซึ่งถือเป็นเป้าหมายที่เราจะต้องขับเคลื่อนเพื่อให้พนักงานเข้าใจและเห็นคุณค่าของโปรแกรมและผลประโยชน์ต่าง ๆ ที่องค์กรมุ่งนำเสนอ แต่คำถามสำคัญก็คือ แล้วจากนี้ไปเราจะต้องมุ่งไปทางใด เพราะในยุคปัจจุบันนั้น สิ่งที่ขาดไม่ได้เลยก็คือ การสื่อสารเกี่ยวกับผลประโยชน์และผลตอบแทนที่ดีและมีประสิทธิภาพกว่าเดิม
เพราะประสบการณ์พนักงานนั้นครอบคลุมทุกปฏิสัมพันธ์และช่วงเวลาสำคัญที่พนักงานมีกับองค์กร ซึ่งโดยทั่วไปแล้วการสื่อสารเรื่อง Total Rewards คือการช่วยให้พนักงานรับรู้และเข้าใจเกี่ยวกับโปรแกรมรางวัลและผลประโยชน์ต่าง ๆ ที่องค์กรนำเสนอ ดังนั้น การนำเอาประสบการณ์พนักงานมาบูรณาเข้ากับการสื่อสารเรื่อง Total Rewards จะช่วยให้องค์กรสื่อสารเกี่ยวกับ Total Rewards ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น แทนที่สื่อสารเพียงครั้งเดียวแต่ปรับให้กลายเป็นการสื่อสารที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง โดยการปรับให้การสื่อสารเรื่อง Total Rewards มีความสอดคล้องกับช่วงเวลาสำคัญของการทำงานของพนักงานนั้น จะช่วยให้พนักงานเข้าใจและเห็นคุณค่าของรางวัลและผลประโยชน์ที่องค์กรมอบให้ได้ดียิ่งขึ้นนั่นเอง
ขั้นตอนที่จะช่วยให้องค์กรเสริมสร้างประสบการณ์ด้าน Total Rewards ให้ดียิ่งขึ้น
- นำเสนอคุณค่า Total Rewards ขององค์กรในทุกการสื่อสารกับพนักงาน องค์กรควรใช้ความร่วมมือกับพันธมิตรและผู้ให้บริการเป็นโอกาสในการเสริมสร้างคุณค่าที่ต้องการส่งมอบให้พนักงานในทุกการสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็นพันธมิตรด้านความเป็นอยู่ที่ดี ผู้ให้บริการด้านการบริหารจัดการพนักงาน รวมถึงพันธมิตรด้านที่ปรึกษาและอื่น ๆ ที่มีการสื่อสารกับพนักงานทั้งทางเอกสารแผ่นพับ สื่อดิจิทัล และทางโทรศัพท์ โดยองค์กรควรร่วมกับพันธมิตรในการวางแผนการสื่อสารกับพนักงาน ซึ่งการสื่อสารที่เกิดขึ้นจะต้องมีเป้าหมายมากกว่าเป็นการอธิบายเกี่ยวกับผลประโยชน์ที่องค์กรต้องการมอบให้ และจะต้องเน้นเรื่องของการสร้างสรรค์ความผูกพันของพนักงานเพื่อยกระดับคุณค่าที่องค์กรต้องการมอบให้ พร้อมกับมีการสื่อสารในลักษณะที่กระตุ้นให้พนักงานลงมือปฏิบัติ โดยหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่บ่อยจนเกินไป แต่ควรสื่อสารในช่วงเวลาที่เหมาะสมเพื่อดึงดูดความสนใจของพนักงาน
- แบ่งกลุ่มพนักงานและปรับรูปแบบการสื่อสารให้ตรงกับแต่ละกลุ่ม องค์กรควรใช้ข้อมูลเกี่ยวกับการร่วมโปรแกรมและคุณสมบัติในการรับสิทธิประโยชน์มาปรับแต่งข้อความให้ตรงกับกลุ่มพนักงานแต่ละกลุ่ม เช่น มีการออกแบบการสื่อสารตามการมีส่วนร่วมของพนักงานหรือกระตุ้นให้พนักงานเข้าร่วมโปรแกรมที่เป็นประโยชน์ตามแต่ละช่วงอายุของพนักงาน โดยใช้ข้อมูลผ่านแพลตฟอร์มของผู้ให้บริการภายนอกเพื่อกระตุ้นให้พนักงานเข้าสู่แพลตฟอร์มดังกล่าวอีกครั้งหลังจากไม่ได้เข้ามาระยะหนึ่งแล้ว หรือเน้นแสดงผลสำเร็จหรือกิจกรรมที่ต้องทำเพื่อเพิ่มจำนวนการเข้าชมและการมีส่วนร่วมกับแพลตฟอร์มดังกล่าว และปรับแต่งข้อมูลการสื่อสารเพื่อให้พนักงานรับทราบถึงการเปลี่ยนแปลงหรือกฎระเบียบที่จะมีการนำมาใช้เกี่ยวกับผลประโยชน์ของพนักงาน โดยองค์กรควรใช้ข้อมูลเพื่อสร้างสรรค์การสื่อสารที่ตรงกับกลุ่มพนักงานแต่ละกลุ่ม เพื่อช่วยให้พนักงานรับรู้ถึงสิทธิประโยชน์และคุณค่าที่องค์กรต้องการส่งมอบ อีกทั้งกระตุ้นให้พนักงานเข้าร่วมโปรแกรมต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วย
- สร้างสรรค์ประสบการณ์เชิงบวก ด้วยประสบการณ์ที่ตรงกับความต้องการและน่าดึงดูดใจ ใช้ข้อเสนอการจ้างงานเพื่อสื่อสารถึงคุณค่าที่มาพร้อมกับงานแต่ละตำแหน่ง เช่น หากตำแหน่งดังกล่าวมอบโอกาสของความก้าวหน้าทางอาชีพที่สำคัญ ก็ให้เน้นประเด็นนี้ในข้อเสนอการจ้างงาน หรือหากตำแหน่งงานดังกล่าวมาพร้อมกับความยืดหยุ่นของตารางเวลาทำงาน ก็ให้นำเสนอเรื่องนี้ หรืออาจสื่อสารให้เห็นถึงความมุ่งมั่นขององค์กรที่มีต่อความยั่งยืนด้านสิ่งแวดล้อมและการกำกับดูแล เป็นต้น และใช้เครื่องมือและวิธีการรับฟังความคิดเห็นของพนักงานในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อให้เข้าใจถึงความต้องการของพนักงาน โดยพิจารณาถึงปัจจัยบทบาทของงาน กลุ่มอายุ และระดับเงินเดือน และข้อความที่สื่อสารออกไปผ่านระบบออนไลน์ในช่วงก่อนการจ้างงานนั้นจะตอบโจทย์ความต้องการของกลุ่มเป้าหมายพนักงานด้วย
- มุ่งมั่นรักษาสัมพันธ์กับพนักงานที่แม้จะออกจากองค์กรแล้ว แต่ก็ยังทำหน้าที่เป็นแบรนด์แอมบาสเดอร์ขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ กลุ่มพนักงานที่เกษียณอายุคือกลุ่มพนักงานที่มีบทบาทสำคัญในการบอกเล่าเรื่องราวและประสบการณ์การทำงานที่ดีขององค์กร พร้อมกับแบ่งปันประสบการณ์ที่ดีสู่กลุ่มคนรุ่นใหม่และสนับสนุนคนกลุ่มนี้ให้มาร่วมงานกับองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงการรักษาสัมพันธ์กับกลุ่มพนักงานที่อาจต้องการกลับมาร่วมงานกับองค์กรอีกครั้ง ไม่ว่าจะเป็นตำแหน่งชั่วคราวหรือตามความต้องการในแต่ละฤดูกาล ตำแหน่งผู้นำระดับสูง ไปจนถึงตำแหน่งที่ต้องมีการหมุนเวียนเปลี่ยนพนักงานอยู่เสมอ
การสื่อสารที่ปรับให้ตรงกับความต้องการของพนักงานแต่ละกลุ่มได้สำเร็จนั้นจะต้องมีการวางแผนที่ดีและมีการวัดผลลัพธ์อยู่อย่างต่อเนื่อง ซึ่งการกำหนดช่วงเวลาและวิธีการสื่อสารกับพนักงานที่มีประสิทธิภาพจะต้องมีการแบ่งกลุ่มพนักงานและปรับเนื้อหาให้ตรงกับความต้องการของพนักงานอยู่อย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่อง โดยใช้ข้อมูลจาก 3 แหล่งดังต่อไปนี้ในการวางแผนการสื่อสารขององค์กรให้มีประสิทธิภาพ ได้แก่
- การวิเคราะห์ว่ามีพนักงานกลุ่มใดบ้างที่มีการเข้าถึงข้อมูลและเป็นข้อมูลประเภทใด มีการทำตามหลังจากที่ได้รับการกระตุ้นเตือนประเภทใดบ้าง และมีการลิงก์ไปยังพันธมิตรผู้ให้บริการรายใดบ้าง
- ข้อมูลจากฝ่ายสนับสนุน/ศูนย์บริการขององค์กรเกี่ยวกับคำถามที่พนักงานสอบถามเข้ามาจำนวนมาก และประเด็นต่าง ๆ ที่พนักงานต้องการความช่วยเหลือ
- ข้อมูลประเด็นสำคัญ โครงการที่ริเริ่มจัดทำโดยพันธมิตรด้านงานทรัพยากรบุคคลและเจ้าของโปรแกรมผลประโยชน์ของพนักงาน รวมถึงกิจกรรมต่าง ๆ ขององค์กร (ไม่ว่าจะเป็นการควบรวมกิจการ การปรับเปลี่ยนธุรกิจ การเปลี่ยนแปลงผู้นำองค์กร ฯลฯ)
การวิเคราะห์ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลข้างต้นอยู่อย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้องค์กรมีรูปแบบการสื่อสารที่ผ่านการวางแผนและตรงกับความต้องการของพนักงาน ซึ่งจะช่วยให้องค์กรปรับเปลี่ยนเนื้อหา เข้าถึงกลุ่มเป้าหมาย และสร้างสรรค์ผลลัพธ์ที่ต้องการได้สำเร็จ พร้อมกับยกระดับประสิทธิภาพของการสื่อสารให้เหนือกว่าที่ผ่านมา อีกทั้งยังช่วยให้พนักงานรับรู้ถึงคุณค่าที่องค์กรต้องการส่งมอบ สร้างความผูกพันที่ดีต่อองค์กร และนำเสนอข้อมูลที่ตรงกับความต้องการของพนักงานในทุกช่องทางการสื่อสารขององค์กรกับพนักงานได้ดียิ่งขึ้นด้วย
