Pensioenfederatie brengt kader datakwaliteit uit

In oktober heeft de Pensioenfederatie richtlijnen voor het beleid met betrekking tot datakwaliteit wereldkundig gemaakt. Het rapport komt voort uit een intensief proces, met vertegenwoordigers vanuit de sector en de Pensioenfederatie. Hoewel het invaarmoment als primaire aanleiding wordt beschouwd, is het formuleren van een beleid uiteraard ook los daarvan van toegevoegde waarde.

Het geschetste kader richt zich met name op het vaststellen van de datakwaliteit in voorbereiding op de transitie naar het nieuwe stelsel. Een tweede toetsmoment moet plaatsvinden kort na het invaren, als gecontroleerd moet worden dat de data zoals gebruikt voor de invaarexercitie juist zijn en overeenkomen met wat met deelnemers is gecommuniceerd. Pensioenfondsen worden in principe geacht het kader toe te passen, of anders toe te lichten op grond waarvan zij daarvan afwijken. Om eventuele bevindingen uit de initiële controles op de datakwaliteit nog tijdig te kunnen verwerken, zonder dat het verdere transitieproces erdoor hoeft te worden belemmerd, is het verstandig tijdig met die controlewerkzaamheden aan te vangen. Voor veel fondsen geldt dan ook dat die werkzaamheden in gang zijn gezet of althans zijn ingepland. WTW voert deze werkzaamheden uit met behulp van zelf ontwikkelde tooling onder de naam DataValidator. Die onderscheidt zich onder meer door een volledige aansprakencontrole, is makkelijk parametriseerbaar, en levert een heldere en volledige audittrail op.

Het kader onderscheidt zes stadia:

• Fase 1: opzet datakwaliteit
  In deze fase wordt het beleid ge(her)formuleerd, met oog voor kwalitatieve risicobereidheid en een inventarisatie van kritieke data-elementen
• Fase 2: risico-inventarisatie en -beoordeling
  In deze fase vindt de risicobeoordeling plaats. In een aantal stappen worden de relevante risicofactoren voor de pensioenuitvoerder geïnventariseerd, waaronder het aanwezige datakwaliteitsbeheersingsraamwerk en worden de specifieke deelnemersrisico’s in beeld gebracht, die voortkomen uit de aard van de pensioenuitvoerder, de pensioenregeling en de deelnemerspopulatie. Na deze inventarisatie vindt de risicobeoordeling plaats per kritisch data–element (KDE). De kwantitatieve risicobereidheid wordt geformuleerd op de individuele aanspraak, hierna maximale toegestane afwijking (MTA)
• Fase 3: data- analyses en deelwaarnemingen
  Het doorlopen van de derde fase geeft inzicht in de plausibiliteit en juistheid van de data door het uitvoeren van een reeks data – analyses. Er worden groepen van outliers geïdentificeerd en mogelijke fouten in de data worden opgespoord. De uitkomsten van deze analyses resulteren in populaties waarop deelwaarnemingen worden uitgevoerd en waarmee inzage wordt verkregen in de juistheid van de data in zijn algemeenheid en specifiek voor de geïdentificeerde outliers (op KDE – niveau). Daarnaast worden deelwaarnemingen per risicogroep uitgevoerd
• Fase 4: rapportage en beoordeling
  In deze fase wordt een rapportage opgesteld aan het bestuur op met daarin de uitgevoerde werkzaamheden, uitkomsten en conclusies. Aan de hand van deze rapportage worden de bevindingen beoordeeld, en wordt een plan van aanpak opgesteld voor het uitvoeren van de acties die nodig zijn om de datakwaliteit op het juiste niveau voor invaren te brengen
• Fase 5: verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden door de externe accountant / externe IT-auditor
  Een externe accountant wordt ingeschakeld voor het uitvoeren van overeengekomen specifieke werkzaamheden die gericht zijn op het feitelijk verifiëren van de uitgevoerde werkzaamheden en de rapportage van de uitkomsten hiervan
• Fase 6: besluit over datakwaliteit voor invaren
  Op basis van de opgestelde rapportage, het plan van aanpak en de uitkomsten van de overeengekomen specifieke werkzaamheden kan het bestuur vervolgens besluiten over de mate waarin de data voldoet aan de datakwaliteitseisen zoals vastgesteld voor het invaren. Hierbij wordt de gehanteerde MTA van de individuele aanspraak expliciet meegewogen en gedocumenteerd