Privacyverklaring Willis Towers Watson Nederland

Last Updated: August 2021

Willis Towers Watson opereert wereldwijd met behulp van dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen (hierna gezamenlijk te noemen: “Willis Towers Watson,” “wij,” “ons,” of “onze”). Willis B.V. en Towers Watson Netherlands B.V., gevestigd te Prof. E.M. Meijerslaan 5 in Amstelveen, zullen optreden als verwerkingsverantwoordelijken met betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens als omschreven in deze Privacyverklaring. Deze privacyverklaring beschrijft de wijze waarop wij Persoonsgegevens verzamelen en verwerken bij het verlenen van onze diensten.

Scope van deze privacyverklaring

Deze Privacyverklaring is van toepassing wanneer wij uw Persoonsgegevens verzamelen tijdens het aanbieden of beheren van verschillende diensten, zoals omschreven onder 1.1 en 1.2 (hierna te noemen “Diensten”) en is van toepassing op alle Persoonsgegevens die wij over een persoon (hierna te noemen de “betrokkene” of “u”) verzamelen. De verstrekte informatie in deze privacyverklaring die voor u van belang is hangt af van de Dienst waarvan u, of de onderneming die u vertegenwoordigt, gebruik maakt (bijvoorbeeld Transactie- en adviesdiensten of actuariële diensten).

Transactie- en adviesdiensten

Wij verlenen transactie- en adviesdiensten (hierna te noemen “Transactie- en Adviesdiensten”) aan onze klanten. Voorbeelden van Transactie- en Adviesdiensten zijn:

• assurantiebemiddeling;
• schadebeheer;
• herverzekering;
• assuradeursdiensten; en
• andere vormen van verzekeringsdiensten.

Het verzekeringsbedrijf gaat gepaard met het gebruik en de openbaarmaking van Persoonsgegevens door meerdere marktpartijen op de verzekeringsmarkt, bijvoorbeeld tussenpersonen, verzekeraars en herverzekeraars.

Bij het verlenen van de Transactie- en Adviesdiensten kunnen wij verplicht zijn om Persoonsgegevens te verwerken van met naam genoemde personen in een verzekeringspolis, of van personen die begunstigden zijn van, of claims hebben ingediend uit hoofde van, een verzekeringspolis, of personen die betrokken zijn bij een incident dat aanleiding geeft tot een verzekeringsclaim. Verder verwerken wij Persoonsgegevens van personen die werknemers, opdrachtnemers en vertegenwoordigers zijn van onze klanten.

Actuariële diensten

Wij verlenen actuariële diensten (hierna te noemen “Actuariële Diensten”) aan klanten die pensioenfondsen zijn (hierna te noemen “Fondsen”). In het kader van de Actuariële Diensten geven wij advies aan Fondsen over zaken als:

• de waarde van het pensioen van een individueel lid;
• de waarde van opties die voor leden beschikbaar zijn;
• de waarde van regelingen als geheel;
• de niveaus van financiering die een pensioenregeling nodig heeft; en
• het beleggingsplan voor de regeling.

Bij het verlenen van de Actuariële Diensten kunnen wij verplicht zijn om Persoonsgegevens van leden van het fonds en hun gezinsleden, begunstigden of andere personen die banden hebben met leden van het fonds te verwerken.

Wanneer wij uw Persoonsgegevens verwerken, treden wij op als verwerkingsverantwoordelijken samen met de Fondsen en werken wij samen met de Fondsen om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Zo is het de verantwoordelijkheid van het Fonds om betrokkenen te informeren over het gebruik van hun Persoonsgegevens (zoals omschreven in deze privacyverklaring), om de juistheid van de Persoonsgegevens die zij ons ter verwerking geven te controleren, en om inkomende verzoeken van betrokkenen te behandelen.

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op diensten waarbij wij optreden als verwerker namens het Fonds, bijvoorbeeld wanneer wij pensioenbeheerdiensten leveren.

Persoonsgegevens die wij verzamelen

“Persoonsgegevens” zijn gegevens die u identificeren als individu of die betrekking hebben op een identificeerbaar individu. Afhankelijk van de Dienst die wij aan u verlenen kunnen wij uw Persoonsgegevens op de volgende manieren verzamelen.

Transactie- en Adviesdiensten

• Onze klant kan uw Persoonsgegevens aan ons verstrekken. Wanneer een klant ons Persoonsgegevens over u verstrekt vragen wij die klant om een kopie van deze privacyverklaring aan u te geven voordat hij dit doet.
• U kunt uw Persoonsgegevens rechtstreeks aan ons verstrekken als u onze klant bent of als u betrokken bent bij een claim die wij voor een klant behandelen.
• Wij kunnen uw Persoonsgegevens uit openbare bronnen verzamelen.

De Persoonsgegevens die wij over u van onze klanten kunnen verzamelen (of rechtstreeks van uzelf) zijn afhankelijk van het soort Dienst dat wij verlenen en van de relatie tussen ons, of tussen u en onze klant, maar kunnen het volgende omvatten:

• Naam- en contactgegevens;
• demografische gegevens (zoals geslacht, leeftijd, geboortedatum, burgerlijke staat, nationaliteit, opleiding/werkverleden, academische en beroepskwalificaties, gegevens over dienstverband, hobby's, gezinssamenstelling, nabestaanden);
• persoonlijke identificatie documentatie en verwante informatie, zoals paspoortnummer en werknemersnummer, mits wij een rechtsgrond hebben voor de verwerking daarvan;
• financiële gegevens en betalingsgegevens, zoals bankrekeningnummer en transactiegegevens;
• gegevens betreffende de verlening van de Diensten, zoals polisgegevens, gegevens van claims, en gegevens over incidenten die aanleiding zijn voor claims en bijbehorende schade;
• gegevens over uw onroerende goederen en bezittingen;
• verklaringen die door u of over u gedaan zijn;
• opnames van communicatie en camerabeelden; en
• personeelsgegevens, zoals functietitel en rol; arbeidsvoorwaarden en vergoedingen; informatie over nabestaanden/begunstigden; opleidingsgegevens en academische en beroepskwalificaties; gegevens contactpersoon bij noodgevallen; en informatie over prestatiebeheer.

Sommige categorieën gegevens die wij verzamelen betreffen bijzondere categorieën persoonsgegevens (hierna te noemen "Bijzondere Categorieën Persoonsgegevens"). Deze betreffen uw lichamelijke en geestelijke gezondheid (waaronder uw medische geschiedenis en verslagen over medische diagnoses, letsel en behandeling), genetische gegevens en strafrechtelijke gegevens zoals strafbladen, boetes en andere soortgelijke informatie uit strafregisters.

Wij kunnen openbaar verkrijgbare gegevens verzamelen, zoals gegevens die op sociale media platforms staan, gegevens over uw registergoederen of bezittingen en gegevens over vorderingen of veroordelingen uit openbare registers.

Actuariële diensten

De Persoonsgegevens die wij verwerken worden aan ons verstrekt of beschikbaar gesteld door of namens de Fondsen. De Fondsen zijn eveneens verwerkingsverantwoordelijken met betrekking tot deze Persoonsgegevens en u dient in eerste instantie het Fonds te raadplegen indien u vragen hebt over de verwerking van Persoonsgegevens van leden.

De Persoonsgegevens die wij verwerken kunnen het volgende omvatten:

• namen en/of persoonlijke identificatiemiddelen zoals BSN-nummer, personeelsnummer of pensioenregeling nummer;
• geboortedatum;
• geslacht;
• datum indiensttreding in de regeling;
• bedragen aan salaris en pensioen;
• bedragen en keuzes premies/investeringen;
• huwelijkse staat of geregistreerd partnerschap;
• of de uitbetaling van een pensioen het gevolg is van slechte gezondheid of van pensionering; en
• adres en postcode.

Afhankelijk van de Diensten die wij verlenen, kunnen alle of enkele van de bovenstaande categorieën van Persoonsgegevens aan ons worden verstrekt (of aan ons beschikbaar worden gesteld) door de Fondsen

Sommige categorieën gegevens die wij verzamelen betreffen bijzondere categorieën persoonsgegevens (hierna te noemen "Bijzondere Categorieën Persoonsgegevens"). Zo kunnen wij in het bijzonder Persoonsgegevens verwerken die betrekking hebben op uw gezondheid (bijvoorbeeld wanneer betaling wordt verlangd naar aanleiding van slechte gezondheid).

Grondslagen voor verwerking persoonsgegevens

Voor het verwerken van uw Persoonsgegevens moeten wij een grondslag hebben. De grondslag zal een van de volgende zijn:

• ten behoeve van de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is;
• ten behoeve van onze gerechtvaardigde belangen, bijvoorbeeld om Diensten te verlenen aan onze klanten, om te garanderen dat de Diensten die wij leveren aansluiten op de behoeften van onze klanten, om onze Diensten te verbeteren, om onze risico's te beheersen, om behoorlijke transactierapportages bij te houden, en om ons bedrijf efficiënt te voeren;
• ten behoeve van de gerechtvaardigde belangen van onze klanten en andere derden (bijvoorbeeld om vorderingen te onderzoeken en beoordelen die worden ingesteld tegen polissen die door hen worden gehouden of aangeboden en om vermoedelijke fraude te voorkomen of opsporen); of
• om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zoals verplichtingen van due diligence en rapportages.

Wij verwerken Bijzondere Categorieën Persoonsgegevens op de volgende grondslagen:

• in geval de wetgeving ons anderszins toestaat om Bijzondere Categorieën Persoonsgegevens te verwerken (bijvoorbeeld wanneer de verwerking noodzakelijk is voor verzekeringsdoeleinden); of
• voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; of
• met uw toestemming, indien toestemming bij wet vereist is (in welk geval onze klant uw uitdrukkelijke toestemming zal verkrijgen om de gegevens te verwerken en gebruiken voor de in deze privacyverklaring omschreven doeleinden). U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door contact met ons op te nemen met behulp van de informatie aan het einde van deze privacyverklaring.

Hoe wij uw persoonsgegevens kunnen gebruiken

Afhankelijk van de Dienst die wij aan u verlenen kunnen wij uw Persoonsgegevens op de volgende manieren gebruiken.

Transactie- en Adviesdiensten

Wij gebruiken uw persoonsgegevens:

• om de Diensten te verlenen en om onze contractuele verplichtingen aan klanten na te komen;
• om data-analyse uit te voeren;
• ter controle en preventie van fraude;
• om nieuwe diensten te helpen ontwikkelen en om onze Diensten uit te breiden, te verbeteren en aan te passen;
• om onze zakelijke activiteiten uit te voeren en uit te breiden;
• om antecedentenonderzoek en due diligence onderzoek te doen;
• om administratieve taken uit te voeren in verband met onze Diensten;
• om administratieve taken uit te voeren in verband met onze Diensten;
• om te voldoen aan wettelijke en beroepsmatige verplichtingen en om mee te werken met toezichthoudende organen.

De wijze waarop wij Persoonsgegevens analyseren ten behoeve van risicobeoordeling, fraudepreventie en -opsporing, en om te rapporteren aan onze klanten in het kader van Diensten kan ook profilering omvatten, wat betekent dat wij uw Persoonsgegevens kunnen verwerken met behulp van software die uw persoonlijke aspecten kan evalueren en risico's of uitkomsten kan voorspellen.

Wij kunnen ook gegevens over u anonimiseren. Geanonimiseerde gegevens kunnen niet worden gebruikt om personen te identificeren en worden niet als Persoonsgegevens behandeld onder deze privacyverklaring.

Actuariële Diensten

Wij gebruiken uw persoonsgegevens:

• om de Diensten te verlenen en om onze contractuele verplichtingen aan de Fondsen na te komen;
• om data-analyse uit te voeren, waaronder onderzoeken naar demografie en sterfte;
• om de werkstroom te volgen;
• om onze rechten of de rechten van onze klanten of derden uit te oefenen, onderbouwen of beschermen;
• om te voldoen aan wettelijke en beroepsmatige verplichtingen en om mee te werken met toezichthoudende organen.

De wijze waarop wij Persoonsgegevens analyseren ten behoeve van risicobeoordeling, waardebepaling van pensioenregelingen en klantenrapportages kan ook profilering omvatten, wat betekent dat wij uw Persoonsgegevens kunnen verwerken met behulp van software die uw persoonlijke aspecten kan evalueren en risico's of uitkomsten kan voorspellen. Zo kunnen wij analyses uitvoeren op Persoonsgegevens om sterftecijfers te voorspellen die wij gebruiken ten behoeve van de waardebepaling van de regeling.

Bij het uitvoeren van bepaalde soorten analyses kunnen wij informatie over u samenvoegen, pseudonimiseren of anonimiseren. Geanonimiseerde gegevens kunnen niet worden gebruikt om personen te identificeren en worden niet als Persoonsgegevens behandeld onder deze privacyverklaring.

Openbaar maken van uw persoonsgegevens

Transactie- en Adviesdiensten

Wij kunnen uw Persoonsgegevens delen met derden onder de volgende omstandigheden:

• met elke groepsmaatschappij van Willis Towers Watson voor het gebruik en de doeleinden als hierboven in artikel 5 bepaald. Voor zover de openbaarmaking een doorgifte van Persoonsgegevens omvat naar een land buiten de EER dat geen zogeheten passend beschermingsniveau van gegevens biedt, zullen wij voldoende waarborgen bieden (bijvoorbeeld door het afsluiten van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie) om de internationale doorgifte van Persoonsgegevens mogelijk te maken;
• met onze klanten, tussenpersonen, adviseurs en zakenpartners ten behoeve van het nakomen van onze contractuele verplichtingen aan klanten, bijvoorbeeld om onze Diensten te leveren en verzekeringsproducten voor klanten te regelen;
• met derden-dienstverleners zoals entiteiten die klantenservice, bezorging van e-mail, audits en andere diensten verlenen;
• indien wij verplicht zijn om uw Persoonsgegevens openbaar te maken uit hoofde van toepasselijke wet- of regelgeving, waaronder wetgeving van buiten het land waarin u woont; en
• in geval van een reorganisatie, fusie, verkoop, samenwerkingsverband, overdracht, of andere beschikking over het geheel of enig deel van ons bedrijf, activa of voorraad (waaronder in het kader van een faillissementsprocedure of soortgelijke procedure).

Actuariële Diensten

Wij kunnen uw Persoonsgegevens delen met derden onder de volgende omstandigheden:

• • met elke groepsmaatschappij van Willis Towers Watson voor het gebruik en de doeleinden als hierboven in artikel 5 bepaald. Voor zover de openbaarmaking een doorgifte van Persoonsgegevens omvat naar een land buiten de EER dat geen zogeheten passend beschermingsniveau van gegevens biedt, zullen wij voldoende waarborgen bieden (bijvoorbeeld door het afsluiten van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie) om de internationale doorgifte van Persoonsgegevens mogelijk te maken;
• met de Fondsen en met tussenpersonen, verzekeraars en zakenpartners ten behoeve van het nakomen van onze contractuele verplichtingen aan de Fondsen, bijvoorbeeld om onze Diensten te leveren;
• met derden-dienstverleners zoals entiteiten die klantenservice, bezorging van e-mail, audits en andere diensten verlenen;
• met professionele of onderzoeksinstanties wanneer wij daartoe verplicht of verzocht worden;
• indien wij verplicht zijn om uw Persoonsgegevens openbaar te maken uit hoofde van toepasselijke wet- of regelgeving, waaronder wetgeving van buiten het land waarin u woont; en
• in geval van een reorganisatie, fusie, verkoop, samenwerkingsverband, overdracht, of andere beschikking over het geheel of enig deel van ons bedrijf, activa of voorraad (waaronder in het kader van een faillissementsprocedure of soortgelijke procedure).

Wanneer wij Persoonsgegevens delen met derden zullen wij alle redelijke maatregelen nemen om te garanderen dat er passende veiligheidsmaatregelen en geheimhoudingsverplichtingen gelden om de gedeelde gegevens te beschermen.

Veiligheid en bewaartermijn

Willis Towers Watson handhaaft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de veiligheid van uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking en wijziging. Deze maatregelen zijn gericht op het garanderen van de voortdurende integriteit en vertrouwelijkheid van Persoonsgegevens. Wij evalueren deze maatregelen regelmatig om de veiligheid van de verwerking te garanderen.

Wij zullen uw Persoonsgegevens bewaren zolang dit nodig is voor de verlening van de Diensten aan onze klanten of de Fondsen. Wanneer wij uw Persoonsgegevens niet langer nodig hebben in verband met de Diensten zullen wij uw Persoonsgegevens gedurende een periode bewaren waardoor wij redelijkerwijs kunnen voldoen aan onze verplichtingen op grond van regelgeving en om rechtsvorderingen in te stellen of te onderbouwen. Geanonimiseerde gegevens (die niet behandeld worden als Persoonsgegevens onder deze privacyverklaring) kunnen wij langer bewaren.

Grensoverschrijdende doorgifte

Uw Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan, opgeslagen en verwerkt in een land dat niet geacht wordt een passend beschermingsniveau voor Persoonsgegevens te bieden volgens Europees recht. Volgens de geldende wettelijke vereisten hebben wij passende waarborgen getroffen (waaronder contractuele verbintenissen) om te garanderen dat uw gegevens voldoende worden beschermd. Voor meer informatie over de passende waarborgen die gelden kunt u contact opnemen met ons met behulp van de gegevens in het artikel "Contact en Opmerkingen" hieronder.

Keuzes en toegang

Transactie- en Adviesdiensten

Indien u een kopie wilt opvragen van Persoonsgegevens die wij over u verwerken of de verwerking van uw Persoonsgegevens wilt bekijken, corrigeren, actualiseren, blokkeren, stopzetten, ertegen bezwaar maken of beperken, dan kunt u contact met ons opnemen door ons een e-mail te sturen of door uw verzoek per post te sturen aan het adres dat in het onderstaande artikel "Contact en Opmerkingen” wordt gegeven.

Geef alstublieft duidelijk aan in uw verzoek welke Persoonsgegevens u gewijzigd wilt zien, wanneer u wilt dat uw Persoonsgegevens uit onze database worden geblokkeerd of verwijderd, of laat de Fondsen weten welke beperkingen u wilt dat zij toepassen op het gebruik van uw Persoonsgegevens. Voor uw bescherming kunnen wij uitsluitend verzoeken verwerken in verband met de Persoonsgegevens die behoren bij het specifieke e-mailadres dat u gebruikt om ons uw verzoek te sturen. Eventueel zullen wij uw identiteit moeten controleren voordat we aan uw verzoek kunnen voldoen. Wij zullen proberen om zo spoedig als redelijk mogelijk is aan uw verzoek te voldoen.

We maken u erop attent dat we bepaalde informatie mogelijk moeten bewaren voor administratieve doeleinden en/of om transacties te voltooien die u begonnen bent voordat u het verzoek om een wijziging of verwijdering deed. Ook kan er binnen onze databases en andere bestanden restinformatie achterblijven die niet zal worden verwijderd.

Wij streven ernaar met u samen te werken om een redelijke oplossing te vinden voor elke klacht of bezorgdheid over privacy. Wanneer u echter van mening bent dat wij uw klacht of bezorgdheid niet hebben kunnen wegnemen, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Actuariële Diensten

Zowel Willis Towers Watson als de Fondsen zijn verwerkingsverantwoordelijken voor de Persoonsgegevens die wij verwerken.

Indien u een kopie wilt opvragen van Persoonsgegevens over u of de verwerking van uw Persoonsgegevens wilt bekijken, corrigeren, actualiseren, blokkeren, stopzetten, ertegen bezwaar maken of beperken, dan moet u in eerste instantie contact opnemen met de Fondsen. De Fondsen kunnen elk verzoek dat u doet met ons delen zodat wij de Fondsen kunnen helpen daaraan te voldoen.

Geef alstublieft duidelijk aan in uw verzoek welke Persoonsgegevens u gewijzigd wilt zien, wanneer u wilt dat uw Persoonsgegevens uit onze database of die van de Fondsen worden geblokkeerd of verwijderd, of laat de Fondsen weten welke beperkingen u wilt dat zij toepassen op het gebruik van uw Persoonsgegevens.

U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigen van onze privacyverklaring

U kunt bij ons een kopie opvragen van deze privacyverklaring met behulp van de onderstaande contactgegevens.

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen door een herziene versie aan onze klanten of aan de Fondsen mede te delen of te verstrekken. In geval wijzigingen op deze privacyverklaring een fundamenteel effect zullen hebben op de aard van de verwerking, of anderszins een substantieel effect op u hebben, zullen wij onze klanten of de Fondsen vragen om u ruim van tevoren in kennis te stellen van deze wijzigingen, zodat u de gelegenheid hebt om uw rechten uit te oefenen (bijvoorbeeld om bezwaar te maken tegen de verwerking).

Contact en opmerkingen

Transactie- en Adviesdiensten

Indien u vragen of opmerkingen hebt over deze privacyverklaring, neem dan contact op met ons Global Privacy Office, adres The Willis Building, 51 Lime St, London EC3M 7DQ, Verenigd Koninkrijk, of op privacy@willistowerswatson.com.

Actuariële Diensten

U dient in eerste instantie contact op te nemen met de Fondsen indien u vragen hebt over de verwerking van uw Persoonsgegevens in de pensioenregeling. De contactgegevens van het Fonds kunt u vinden in uw jaarlijkse pensioenoverzicht, de korte financieringsverklaring of de privacyverklaring van het Fonds.

Indien het Fonds uw verzoek of bezorgdheid niet heeft opgelost, of indien u rechtstreeks met ons contact wilt opnemen, kunt u schrijven naar ons Global Privacy Office, 51 Lime Street, London, EC3M 7DQ, Verenigd Koninkrijk, of ons e-mailen op privacy@willistowerswatson.com.