El coste de reemplazar a un empleado es mucho más alto de lo que puede parecer. Según un estudio de la Society for Human Resource Management, las empresas gastan en hacerlo recursos equivalentes a entre seis y nueve meses de salario del trabajador que están reemplazando. Por eso, cada vez más organizaciones son conscientes de la importancia de cuidar y retener a quienes ya están en la compañía. Para frenar la fuga de talento, una de las herramientas más efectivas es la entrevista de permanencia.
Las entrevistas de permanencia, también conocidas como entrevistas de retención, son entrevistas de tú a tú entre un empleado y un superior o un responsable de recursos humanos. Son un espacio de conversación informal, pero con una estructura concreta creada con el objetivo de conocer el grado de satisfacción del trabajador con todo tipo de aspectos relacionados con su puesto y sus responsabilidades, desde la compensación total o la organización del trabajo hasta la estrategia de bienestar en la empresa.
El fin último es abrir un canal de comunicación directa con el talento interno de la compañía y descubrir qué iniciativas se pueden poner en marcha para fortalecer sus vínculos con la organización, reforzar su compromiso y, en definitiva, aumentar la retención. Las entrevistas de permanencia deben formar parte de la estrategia de fidelización del talento y, por lo tanto, deben llevarse a cabo de forma frecuente, antes de que se detecte cualquier signo de insatisfacción por parte de los empleados.
Las entrevistas de retención no son evaluaciones de desempeño o de proyectos ni tampoco son entrevistas de salida. Estas últimas se llevan a cabo, como su propio nombre indica, en el momento en que un empleado abandona la organización y buscan conocer las causas del abandono para corregirlas en el futuro. Sin embargo, las entrevistas de permanencia se llevan a cabo mientras el trabajador sigue estando contratado y persiguen precisamente evitar la situación de salida y reforzar la retención del talento.
Tanto las entrevistas de salida como las de retención son importantes para mejorar la gestión del talento en la organización. Estas son las ventajas de llevar a cabo entrevistas de permanencia de forma regular:
Las entrevistas de permanencia se adaptan al contexto individual de cada trabajador y, como tal, no son algo cerrado. Aun así, se pueden tener en cuenta una serie de buenas prácticas a la hora de planificarlas.
Además de estos cuatro elementos, es importante planificar el momento en que llevar a cabo las entrevistas de permanencia y preparar las preguntas con antelación.
No existe un momento exacto en el que hacer una entrevista de permanencia, ya que estas se deben adaptar a las necesidades de la empresa. Lo habitual es llevar a cabo estas entrevistas con regularidad (al menos una vez al año) y empezar a hacerlas una vez que el trabajador esté asentado y conozca bien su entorno, ya que será a partir de ese momento que pueda ofrecer información más valiosa. Sin embargo, si se detecta una elevada rotación en los primeros meses, las entrevistas de retención deberían hacerse poco después de la contratación para identificar qué está fallando.
Las entrevistas de permanencia son conversaciones estructuradas, pero informales. Por ello, las preguntas, que deben prepararse bien de antemano, pueden adaptarse al contexto de cada trabajador y empresa. Estas son algunas de las preguntas más habituales en las entrevistas de retención:
Las entrevistas de permanencia son un valor en sí mismo, una forma de estrechar lazos entre el trabajador y la empresa. Como hemos visto, sirven para que el empleado se sienta escuchado, más satisfecho y más motivado. Pero el verdadero valor de estas entrevistas de retención no está en la conversación, sino en la información recabada durante ella. Una vez concluida la entrevista, la empresa debe contar con un plan detallado de cómo analizar los datos que acaba de recibir y cómo actuar en consecuencia.
Las entrevistas de retención son una forma de prevenir la marcha de talento valioso para la compañía. Como tal, la información recabada durante ellas puede utilizarse tanto para tomar decisiones individuales, que mejoren la situación del trabajador concreto, como para identificar tendencias más amplias (positivas y negativas) o problemas más generales que puedan afectar a más empleados. Además, es importante que estas entrevistas se traduzcan en resultados, en cambios perceptibles para los empleados. Si no, existe el riesgo de lograr un resultado contrario a lo buscado y acabar por aumentar la frustación de la plantilla.
