La primera impresión no es lo único que cuenta a la hora de empezar a trabajar en una nueva empresa, pero es importante. Cuando el candidato seleccionado se presenta por primera vez en la nueva organización, deben de llevarse a cabo una serie de tareas que sienten las bases para su buena integración en la empresa. Es lo que se conoce como plan de acogida, una especie de protocolo más o menos detallado para recibir a los nuevos empleados.
El departamento de recursos humanos y gestión del talento, responsable del proceso de selección y contratación de los nuevos empleados, está también detrás del diseño e implementación del plan de acogida. Este documento está pensado para detallar el protocolo mediante el que la empresa recibe a un nuevo trabajador y debe estar adaptado al rol que este va a desempeñar. Además de mejorar el recibimiento del nuevo empleado, este protocolo transmite un buen ambiente laboral desde el principio e influye en la motivación y la productividad del nuevo trabajador.
Además del trabajo de recursos humanos, el plan de acogida de una empresa también requiere que el supervisor del nuevo empleado y sus compañeros estén implicados. Un protocolo de acogida debe tener, cómo mínimo, información general y relevante sobre la empresa y el puesto, los objetivos marcados, los valores de la cultura corporativa, incluyendo todo lo relacionado con inclusión y diversidad, y cualquier dato que sea importante para el desempeño correcto del puesto de trabajo. Además, es interesante que incluya información sobre la normativa interna, riesgos laborales y planes de actuación, el programa de bienestar empresarial o los canales de comunicación relevantes.
Los planes de acogida tienen un objetivo que destaca por encima del resto: facilitar el proceso de adaptación del nuevo empleado. Buscan lograr que los nuevos trabajadores se sientan parte del equipo y del proyecto empresarial desde el primer día y estén bien informados. A grandes rasgos, estos son los objetivos principales de un plan de acogida para nuevos empleados:
Existen diferentes formas de estructurar un plan de acogida. En líneas generales, este protocolo debe contener una dimensión general (con información útil para cualquier trabajador, sea cual sea su puesto), una específica (con datos relativos al puesto de trabajo, desde los objetivos hasta los beneficios) y una sección formativa (en la que se especifican las opciones de formación, las posibilidades de promoción interna y las herramientas de evaluación).
De la misma manera, existen también diferentes enfoques a la hora de implementar un plan de acogida eficaz. A grandes rasgos, podemos hablar de cuatro fases: preparación, acogida previa, incorporación y seguimiento.
Es una de las dos fases previas al día de incorporación del trabajador. En este caso, el responsable de la acogida, en base al plan elaborado, fija las entrevistas y encuentros que tendrá el nuevo empleado durante su primer día (desde su supervisor hasta el representante del comité de empresa) y se asegura de que todas las partes implicadas tengan claro qué hacer.
Algunos días antes de la incorporación real del trabajador, el responsable de la acogida mantiene una reunión con el nuevo empleado para entregarle la documentación necesaria y explicarle los pasos previstos en el plan de acogida. También puede facilitarle algún tipo de documento de evaluación para conocer su opinión una vez completado el proceso.
Durante el primer día en la empresa, el trabajador sigue los pasos marcados en el plan de acogida, conoce a su supervisor y sus compañeros de equipo, su puesto de trabajo y las instalaciones de la empresa. Además, puede entrevistarse con los diferentes responsables que recursos humanos haya considerado necesario.
Unos días después, el responsable del plan de acogida recibe el documento de evaluación (si se ha facilitado) o mantiene una reunión con el nuevo empleado para conocer de primera mano sus impresiones sobre el proceso. Si se detectan carencias importantes, deben corregirse para futuras incorporaciones.
Cada vez es más habitual que las organizaciones cuenten con un plan de acogida para los nuevos empleados. Aunque los pilares que hemos descrito se mantienen, casi todas adaptan los protocolos a su filosofía o a su forma de trabajar. La compañía de muebles sueca Ikea, por ejemplo, pone el foco en la parte emocional, en que los empleados se sientan bienvenidos e integrados desde el minuto uno. Además, durante los primeros días, los nuevos empleados cuentan con un mentor o acompañante que les resuelve cualquier duda que pueda surgir y se encarga de transmitir los valores de la empresa.
Otro de los planes de acogida más conocidos es el de Google. El gigante tecnológico busca que, durante los primeros días de un nuevo empleado en la oficina, se mantengan conversaciones abiertas con él sobre roles y responsabilidades y se contribuya positivamente a que el recién llegado se integre y cree su propia red social. Además, Google pone el foco de su proceso de acogida en transmitir los valores de la empresa a los nuevos empleados, y lo hace mediante documentación, jornadas de capacitación e incluso invitaciones a actividades fuera del horario laboral.
