Administration der bAV zukunftsfit aufstellen

Mitarbeitende brauchen eine gute betriebliche Altersversorgung (bAV) – und Unternehmen setzen im immer drängenderen Wettbewerb um Fachkräfte gezielt auf die bAV. Dabei gilt es, mit den Erwartungen der Begünstigten, neuen Technologien, Kostendruck sowie neuen regulatorischen Vorgaben Schritt zu halten. Die bAV und deren Organisation stehen somit vor einem ständigen Änderungs- und Transformationsbedarf. Den Einsatz und die konsequente Weiterentwicklung standardisierter und hoch-automatisierter Online-Plattformen kommt dabei eine zentrale Rolle zu. Sie ermöglichen eine noch effizientere Administration bei gleichzeitiger Verbesserung der Services für alle beteiligte Parteien.

Wie gelingt der stetige Wandel? Hier haben sich in der Praxis fünf Erfolgsfaktoren bewährt.

Transformationsprogramme in der bAV – Erfahrungen von WTW

Als Berater und Dienstleister hat WTW zum einen bereits zahlreiche Transformationsprojekte begleitet und steht zum anderen auch selbst in besonderem Maße dem Veränderungsdruck gegenüber. Wir haben daher (nicht nur für die bAV-Administration) ein weltweites Transformationsprogramm aufgesetzt, welches sich auch in der konzerneigenen Strategie „grow, simplify and transform” widerspiegelt. Neben Themenschwerpunkten wie die Zukunft der Arbeitswelt, der gezielten Förderung der Remote-Arbeitsfähigkeit unserer Mitarbeitenden oder der Entwicklung und Implementierung flexibler Bürokonzepte, stehen vor allem unsere Kunden und deren Bedürfnisse im Zentrum der Transformation.

Im Geschäftsbereich der bAV-Administration fokussiert sich die Transformation insbesondere auf die Optimierung und eine weitere Professionalisierung des Member-Services für unsere Kunden. Somit sollen Service- und Reaktionszeiten beschleunigt, die Prozess-Automatisierung weiter vorangetrieben sowie die Nutzererfahrungen verbessert werden. Dies realisieren wir unter anderem mit Hilfe digitaler Plattformen, die wir gemeinsam mit unseren Kunden an deren spezifischen Anforderungen weiterentwickeln.

Fünf Erfolgsfaktoren für Transformation und Veränderungsmanagement

Die Transformation erfordert eine klare Vision, eine starke Führung und eine engagierte Belegschaft. Um diese Ziele zu erreichen, ist ein effektives Veränderungsmanagement unerlässlich. Aus der Erfahrung von WTW werden im Folgenden die wichtigsten Einflussfaktoren aufgezeigt, die zu einer erfolgreichen Umsetzung sowie einem gelungenen Transformationsprozess beitragen.

1. Schnelle Erfolge erzeugen Begeisterung
Vor dem Start der Business Transformation ist es wichtig, die konkreten Hebel zu identifizieren, mit deren Hilfe schnell und stringent positive Veränderung für eine Organisation realisiert werden können. Wenn schnell sichtbare Erfolge erzielt und inner-organisationalen Fortschrittshemmnissen gut aufgelöst werden, lassen sich Mitarbeitende und alle anderen Beteiligte für Veränderungen begeistern und „mitnehmen“.
2. Kommunikation – damit das gemeinsame Ziel allen klar ist
Transformationsprogramme werden typischerweise durch die verschiedensten Interessen unterschiedlicher Stakeholder beeinflusst, wodurch sich im Detail ganz eigene und nicht vorhersehbare Eigendynamiken entwickeln können. Daher gilt es
- das Komittment aller Stakeholder für notwendige Veränderungen möglichst schon im Vorfeld zu gewinnen und
- Kunden sowie Mitarbeitende durch die regelmäßige Kommunikation (Newsletter, Townhall-Meetings, Podcasts, Videos, Workshops) auf dem Laufenden zu halten.
Entscheidend dabei ist ein Programmmanagement, das in einem agilen Umfeld die vielfältigen Arbeitsstränge koordiniert sowie mögliche Problemfelder frühzeitig identifiziert und einer Lösung zuführt. Dabei werden alle Maßnahmen und Kommunikationsinhalte immer wieder am strategischen Leitbild und dem dafür aufgesetzten Strategieprogramm abgeglichen, um zu erörtern, in wieweit diese auf die mittelfristigen strategischen Ziele der nächsten Jahre einzahlen. Die für alle gut nachvollziehbare Antwort auf die Frage „Wofür brauchen wir die Transformation?“ hilft, durch die Transformation zu navigieren und schafft gleichzeitig bei allen externen und internen Stakeholdern ein besseres Verständnis und größere Begeisterung.
3. Ohne Ressourcen geht es nicht
Zur Umsetzung der Transformation wurden in der bAV-Administration separate Stellen geschaffen, die sich – fern ab des Tagesgeschäfts – rein um die Umsetzung der Transformation kümmern. So wurden z.B. weitere Entwicklerkapazitäten, Prozess-/Businessanalysten sowie ein Programmmanager an Bord geholt. Hierdurch soll sichergestellt werden, dass Prozesse kontinuierlich geprüft, am Kundennutzen ausgelegt und entwickelt werden. Gleichzeitig sollen jedoch auch die notwendigen Arbeitsschritte und Strukturen für unternehmensinterne Mitarbeitenden beschleunigt und vereinfacht werden. Den besten Input für dieses Vorhaben liefern dabei die Mitarbeitenden selbst, indem man über das aktive Einbinden, Gespräche und Hospitationen betroffene Mitarbeitende zu Beteiligten und Mitgestaltenden der Transformation macht.
4. Konsequente Digitalisierung
Ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Nachhaltigkeit von Ergebnissen der Transformation ist die Erhöhung des Digitalisierungsgrads: nur mit durchgängig digitalisierten Prozessen können Ziele wie Geschwindigkeit, Transparenz und Qualität entscheidend verbessert werden. Dabei geht es nicht um die 1:1 Überführung von analogen oder teilweise digitalisierten Prozessen in eine digitale Welt. Vielmehr geht es um eine komplette Neubetrachtung aus prozessualer, organisatorischer und technologischer Sicht.
5. Veränderungskultur im Alltag etablieren
Schließlich gilt es, die Transformation auch in der Unternehmenskultur zu verankern – denn die Transformation gelingt nur mit gut ausgebildeten und motivierten Mitarbeitenden. WTW hat daher beispielsweise eine Auszeichnung für Mitarbeitende ins Leben gerufen, die sich in jüngster Vergangenheit durch herausragende Leistungen besonders hervorgetan haben. Weiterhin wurde ein Kompetenz- und Schulungszentrum gegründet, das Angebot für interne und externe Trainings systematisch weiter ausgebaut. Unerlässlich ist eine transparente Kommunikation: Informationen werden geteilt, analysiert und im „organisationalen Gedächtnis“ mit Hilfe von „Lessons Learned“, Archivierungstools und Handbüchern verankert. So wird sichergestellt, dass ein übergreifendes organisationales Lernen erfolgen kann und neue Mitarbeitende schnell und effizient eingearbeitet und qualifiziert werden können.

Ausblick

Transformationsprojekte bieten die große Chance, die gesamte Wertschöpfungskette neu zu denken und nachhaltig zu verbessern. Dabei gilt es, Veränderungen nicht nur einmalig anzustoßen, sondern eine Veränderungskultur im Alltag zu etablieren, um mit den Nutzererwartungen und der ständigen Weiterentwicklung von hoch-automatisierter Online-Plattformen Schritt zu halten. Dies ermöglicht eine noch effizientere Administration bei gleichzeitiger Verbesserung der Services für alle beteiligte Parteien.