360°Vorsorge | Magazin
Laut aktueller WTW-Studie ist die Berufliche Vorsorge für Beschäftigte das wichtigste Instrument, um sich für die Zeit nach der Pensionierung abzusichern. 62 % der Befragten geben an, dass sie primär über die Pensionskasse für das Alter sparen. Für 55 % ist die Pensionskasse wichtiger denn je.[1]
Im Zuge von Mitarbeiterbindung und -gewinnung heisst das für Arbeitgeber: Sie sind gut beraten, die Berufliche Vorsorge zu fördern und zu unterstützen. Dies wird bisweilen zu einem kostenintensiven und ressourceneinnehmenden Unterfangen, insbesondere da der Arbeitgeber traditionell als erster Ansprechpartner für Arbeitnehmer auch im Bereich der Beruflichen Vorsorge fungiert. In diesem komplexen Metier bedeutet dies die Beantwortung von vielen Einzelanfragen und Erklärungen zu den spezifischen Prozessen auf individueller Ebene. Der Arbeitgeber selbst agiert hierbei häufig als Vermittler oder – negativ ausgedrückt – als «Durchlauferhitzer», wenn er die Beschäftigten an die Pensionskasse weiterverweist oder sogar selbst Abklärungen mit der Pensionskasse trifft, um diese Informationen dann wiederum an den Arbeitnehmer zurückzugeben.
Gerade hier lassen sich durch gute Kommunikation enorme Effizienzen schaffen und Potenziale heben – und damit Kosten senken. Und das alles als Win-win für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Wie kann dies nun genau aussehen?
Aktive Kommunikation kann also Prozesse optimieren und damit die Personalabteilung erheblich entlasten. So können beispielsweise Optionen und Prozesse rund um die Möglichkeit der freiwilligen Einkäufe genauso wie die Schritte vor der Pensionierung, etwa bei der Wahl der passenden Auszahlungsoption (lebenslängliche Rente, einmalige Kapitalauszahlung oder eine Kombination), durch zielgruppenorientierte Kommunikation transparent gemacht und Fragen an die Personalabteilung dadurch reduziert werden.
Eine ausführliche Webseite oder intuitive Informationen in einem Bereich des Intranets, umfassende FAQ oder Broschüren (gedruckt, digital oder interaktiv), die die komplexen Informationen rund um die Berufliche Vorsorge auf den Punkt bringen und als Nachschlagewerke sowohl für Beschäftigte als auch für die Personalabteilung selbst dienen – dies alles sind Möglichkeiten, intuitiv relevante Informationen für Beschäftigte bereitzustellen und somit Prozesse zu optimieren: In Informationsmedien können Prozesse erklärt und Fragen beantwortet werden. Portale bieten wiederum die Möglichkeit, den Begünstigten individuelle Dokumente zur Verfügung zu stellen, und eliminieren somit den Postversand mehrheitlich. Die Ausgestaltung dieser Portale reicht dabei von einer einfachen Postfach-Funktion bis hin zu interaktiven Plattformen, auf denen Begünstigte selbst Anpassungen oder sogar Leistungsberechnungen oder -simulationen vornehmen können. Erklärvideos können spezifische Sachverhalte verständlich und unterhaltsam darstellen und somit zur positiven Wahrnehmung des Themas – und damit auch des Arbeitgebers – beitragen.
Ob Print, ein Mix oder vollumfänglich digital – Kommunikation geschieht auf vielfältigen Wegen. Wichtig ist jedoch, nicht nur, mit welchen Medien, sondern vor allem auch, mit welchen Kernbotschaften und für welches Publikum: Zielgruppengerecht und persönlich sind hier die Zauberworte.
Beschäftigte haben im Zeitverlauf von ihrer Bewerbung beim Unternehmen bis zum Austritt unterschiedliche Prioritäten und Informationsbedürfnisse, die erfüllt werden wollen. Es lohnt sich daher, diese «Employee» oder «Pension Journey» näher zu betrachten.
Sie beginnt in der Rekrutierungsphase, läuft über die Einarbeitung, dann über die persönliche und berufliche Entwicklung im Unternehmen, einen möglichen vorzeitigen Austritt bis hin in die Phase vor der Pensionierung und die Pensionierung selbst. Aufgrund dieser verschiedenen Stationen eines Beschäftigten und der sich daraus ergebenden persönlichen Themen, Interessen und Prioritäten gilt es, auch die Kommunikation jeweils zielgruppenspezifisch auszurichten. Eine Person im Bewerbungsprozess benötigt andere Informationen als ein Beschäftigter, der überlegt, sich vorzeitig pensionieren zu lassen. Im ersten Fall geht es darum, die Berufliche Vorsorge als attraktiven Teil des Vergütungspakets zu platzieren, der für den Wechsel zu diesem Arbeitgeber entscheidungsrelevant wird; Details sind an dieser Stelle weniger wichtig in der Kommunikation als die Gesamtdarstellung, auch im Kontext anderer Benefits. Auch Studien belegen, wie wichtig dieser Aspekt für die Mitarbeitergewinnung ist.
Die verschiedenen Bedürfnisse an diesen Stationen können sich beispielsweise in unterschiedlichen Kommunikationsmedien mit unterschiedlichen Inhalten widerspiegeln, aber auch in der Schwerpunktsetzung bei den Kernbotschaften. Auch Werte und Prioritäten können sich im Verlauf der Pension Journey ändern: Während für junge Beschäftigte Flexibilität eine Rolle spielt, geht es kurz vor der Pensionierung oft um Sicherheit. Kommunikation spielt hierbei eine entscheidende Rolle in der Mitarbeiterbindung.
Die verschiedenen Bedürfnisse an diesen Stationen können sich beispielsweise in unterschiedlichen Kommunikationsmedien mit unterschiedlichen Inhalten widerspiegeln, aber auch in der Schwerpunktsetzung bei den Kernbotschaften. Auch Werte und Prioritäten können sich im Verlauf der Pension Journey ändern: Während für junge Beschäftigte Flexibilität eine Rolle spielt, geht es kurz vor der Pensionierung oft um Sicherheit. Kommunikation spielt hierbei eine entscheidende Rolle in der Mitarbeiterbindung.
Wenn Beschäftigte durch kommunikative Mittel an jeder Station ihres Arbeitslebens auf dem aktuellen Stand zu ihrer Beruflichen Vorsorge sind – «Muss bzw. kann ich gerade etwas aktiv für meine Vorsorge tun?» –, werden Unsicherheiten und Nachfragen reduziert, gleichzeitig werden die Motivation und das Engagement im Arbeitsleben gesteigert. Eine proaktive kommunikative Begleitung des Beschäftigten zum Thema Berufliche Vorsorge durch sein gesamtes Berufsleben ist also ein Win-win für ihn und den Arbeitgeber.
Über die Prozessoptimierung durch einen zielgruppenspezifischen Fokus hinaus bedienen Kommunikationsmassnahmen zur Beruflichen Vorsorge auch eine weitere Facette, die zur Motivationssteigerung bei Arbeitnehmern und zur Steigerung des Images des Arbeitsgebers beiträgt: Die Berufliche Vorsorge als wichtigster Bereich für die Pensionsplanung ist ein entscheidender Teil des finanziellen Wohlbefindens eines Beschäftigten. Warum ist dieses für Arbeitgeber relevant? Laut aktueller Studie haben finanzielle Probleme einen enormen Einfluss auf die Arbeitsleistung von Arbeitnehmern: Beschäftigte mit finanziellen Problemen sind weniger engagiert, weniger produktiv und eher bereit, ihren Arbeitgeber zu wechseln.[1] Dies führt natürlich zu zusätzlichen Kosten auf Seiten des Arbeitgebers.
Arbeitgeber sind also gut beraten – gerade im Sinne von Kosteneffizienz –, zum finanziellen Wohlbefinden ihrer Arbeitnehmer beizutragen. Finanzbildung als Mittel zu einem gesamthaften finanziellen Wohlbefinden ist daher essenziell. Zur Erreichung dieses finanziellen Wohlbefindens wünschen sich Arbeitnehmer Unterstützung von ihrem Arbeitgeber – dies sagen 59 % der Teilnehmer des Global Benefits Attitudes Survey von WTW.[1]
Auch in diesem Bereich ist eine ganzheitliche und zielgruppenspezifische Kommunikation unerlässlich. Für eine fundierte Finanzplanung bieten sich Simulationsrechner an, die eine Indikation für die finanzielle Situation im Alter geben können – so werden abstrakte Zahlen zum Sprechen gebracht. Aber natürlich geht es auch um die Vermittlung von ganz grundlegendem Finanzwissen. Dies kann live in Form von Schulungen, Infoveranstaltungen oder Einzelberatungen geschehen, durch Print oder Hybridmaterialien wie Gesamtvergütungs- übersichten, Broschüren, Flyer, Poster und Textbeiträge in Firmenzeitschriften oder natürlich digital mit OnlineRechnern, Webseiten, Portalen und Mitarbeiterumfragen. Auch Tutorials, Videos oder sogar Online-Spiele sind Mittel, um die Finanzkompetenz bei Beschäftigten zu erhöhen.
Gerade in Veränderungsprozessen in der Beruflichen Vorsorge ist Kommunikation essenziell. Es gilt hierbei, Begünstigte abzuholen, Veränderungen transparent und verständlich darzustellen und somit Unsicherheiten und Ablehnung zu verringern. Auch sollen Begünstigte – falls relevant – in die Lage versetzt werden, informiert Entscheidungen zu treffen. Dies kann durch Kurzinformationen in Flyern (gedruckt oder digital), Artikeln im Intranet oder einer Webseite oder auch kurzen Erklärvideos geschehen.
Bei allen Überlegungen zu kommunikativen Massnahmen in der Beruflichen Vorsorge besteht der Kern in einer ganzheitlichen Kommunikation: Sie sollte strategisch vom Anfang bis zum Ende konzipiert, zielgruppenspezifisch gestaltet und schliesslich kontinuierlich fortgeführt werden.
Diese Maximen müssen dabei nicht zwingend an umfassende und ressourcenintensive Kommunikationskampagnen gekoppelt sein, sondern können – einmal gut durchdacht und geplant – auch mit kleinen Mitteln, zum Beispiel einzelnen Medien, zum Ziel führen. Denn Kommunikationsmassnahmen und die spezifischen Medien sollen schlussendlich auch zum Unternehmen und zur Unternehmenskultur passen – wobei ein klarer Trend zur vollumfänglich digitalen Abwicklung zu sehen ist. So kann eine Kosteneffizienz beim Unternehmen oder der Pensionskasse und eine gleichzeitige Motivationssteigerung bei Arbeitnehmern erreicht werden – eine Win-win-Situation.
