Wenn einer eine Reise tut, so kann er was erzählen. Das gilt auch für das bAV-Team von Vitesco Technologies, einem führenden Anbieter elektrifizierter Antriebssysteme für nachhaltige Mobilität. Als Spin-off der Continental AG ist das Unternehmen mit rund 37.000 Mitarbeitenden weltweit seit etwas mehr als einem Jahr stand alone. Für die bAV bedeutete die Abspaltung den Weg in eine neue Welt – gemeinsam mit WTW als Begleiter.
Die Reise war lang und geprägt durch viele Schleifen, bis das Ziel dann im September 2021 erfolgreich erreicht war. In der Startphase im Frühjahr 2021 stand zunächst eine genaue Bestandsaufnahme im Fokus: Wie sieht die alte Welt aus? Hier ging es darum, ein klares Bild der Lage zu gewinnen – rund um die aktiven Anwärter, die unverfallbar Ausgeschiedenen, die Leistungsempfänger sowie die betroffenen Unternehmensfunktionen und beteiligten Stakeholder.
Zunächst wurde geklärt, welche Aufgaben Vitesco in Zukunft selbst übernehmen wird. Vitesco entschied sich dafür, die alte Struktur für ihre Mitarbeitenden soweit als möglich beizubehalten. Es blieb bei der Eigenverwaltung der übernommenen Leistungsbezieher. Auch der telefonische Kontakt sollte direkt mit Vitesco-Mitarbeitenden gewährleistet werden – die Service-Line verblieb bei Vitesco. Damit wurde das Arbeitspaket für WTW als externem Dienstleister geschnürt. Übernommen werden sollte die gesamte administrative Verwaltung der Anwärter bis zum Leistungsfall. Darin enthalten auch die notwendigen Berechnungen bei einzelnen Geschäftsvorfällen wie z.B. Versorgungsausgleiche oder Austritte. Zusätzlich wurde eine verlässliche Hotline für Rückfragen der Vitesco-eigenen Servicemitarbeitenden sowie die Schaffung verschiedener Datenschnittstellen notwendig.
Dieses Zielbild wurde gemeinsam in einen Projektplan überführt. Enthalten war hierin die gesamte Einrichtungsphase mit Milestones-Konzeption, einer Testphase und einem Go-Live-Prozedere. Daneben wurde auch die laufende Administration mit regelmäßigen Reviews geplant.
Beide Teams waren dabei sehr agil unterwegs: Immer wieder gab es neue Anforderungen, die Milestones wurden, wo notwendig, regelmäßig angepasst, mal ging es schneller, mal langsamer als geplant, es wurde viel getestet und weiter optimiert.
Entscheidend war der schnelle und korrekte Informationsfluss: WTW wurde mit wichtigen Informationen versorgt. Wie sahen die bestehenden Versorgungsordnungen, Berechnungsmuster, Kontoauszüge und die jeweiligen Prozesse aus? Welche Dokumente sind insgesamt wichtig? Welche externen Schnittstellen müssen beachtet werden? Gibt es Besonderheiten? So wurde schnell erkannt, was aus dem bestehenden System übernommen werden kann und wo notwendige Anpassungen erforderlich waren. Aber auch, was neu konzipiert und umgesetzt werden musste. Unentbehrlich für den gesamten Prozess: eine aktuelle Aufstellung aller relevanten Ansprechpartner mit Definition der jeweiligen Zuständigkeiten.
Bei allem war ein intensiver Austausch zwischen Vitesco und WTW entscheidend. Denn auch beim Outsourcing kann nicht alles auf einen Schwung in die Hände eines Dienstleisters gegeben werden. Es kommt auf konstruktives Teamwork an. So war das wöchentliche Follow-up, und während der Testphase gar der tägliche Austausch ein Garant für das konstruktive Vorankommen.
Das bedeutet, dass auch von Seiten Vitesco hierfür ausreichend Manpower gegeben sein musste. Projektmanager und Experten aus den Bereichen HR, Pension, IT und Payroll standen für Rückfragen und klärende Gespräche bereit. Genügend Manpower und Knowhow im Unternehmen ist eine elementare Grundlage für ein erfolgreiches Outsourcing und auch für den laufenden Betrieb. Denn – auch wenn er es gerne würde – ein Dienstleister kann nicht alles übernehmen; rechtliche Grundsatzfragen müssen zum Beispiel intern geklärt werden, wichtige Entscheidungen können Unternehmen nur selbst treffen.
Jedes Auslagerungsprojekt ist individuell; es gibt dafür keine allgemeingültige Blaupause. Dennoch gibt es einige entscheidende Punkte, die grundsätzlich beachtet werden sollten:
Werden diese Dinge beachtet, funktioniert auch das Go-live.
Wobei auch klar sein sollte: mit der Ankunft in der neuen Welt geht die Reise weiter. Ein solches Projekt lässt sich mit einem Umzug vergleichen. Die Daten sind umgezogen und das neue Verwaltungssystem ist eingerichtet. Jetzt beginnt die Detailarbeit. Es geht darum, in der neuen Umgebung anzukommen. Funktioniert alles so, wie gedacht oder müssen noch Anpassungen vorgenommen werden? Es gibt immer etwas, das aufgrund der neuen Situation noch besser oder auch anders gemacht werden kann oder muss. Für ein einfaches Umswitchen ist die deutsche bAV zu komplex.
Auf jeden Fall macht ein solcher Re-Start mit seinen spannenden Herausforderungen auch Spaß. Und der wird für das gesamte Team ein starker Antrieb bleiben.
