Erreichbar durch Wahlmöglichkeiten und persönliche Beratung
Technologischer Wandel, Veränderungen im Marktumfeld, Lieferkettenprobleme – immer wieder stehen Unternehmen vor der Aufgabe, ihr Produktportfolio und ihre Produktion umzustellen. Trotz vielfältiger Qualifizierungsmaßnamen und Weiterbildungen bleibt dabei häufig ein Personalüberhang an Mitarbeitenden, für den langfristig keine weitere Beschäftigungsmöglichkeit mehr besteht. Gleichzeitig gilt es in vielen Unternehmen – erschwert durch den aktuellen Fachkräftemangel – neue qualifizierte Fachkräfte zu rekrutieren.
In langjähriger Marktpraxis zeigt sich, dass bei vielen Unternehmen häufig sowohl Rekrutierungs- und Mitarbeiterbindungs- als auch gleichzeitig Personalabbaubedarf besteht. Allerdings birgt ein schlecht durchgeführter Personalabbau das Risiko, dass die Arbeitgeber-Attraktivität und die Unternehmenskultur aus Sicht der verbleibenden Mitarbeitenden sowie der gute Ruf des Unternehmens beschädigt werden. Deshalb sollte der Personalabbau wertschätzend, sozialverträglich und zügig umgesetzt werden. Hierfür sind nicht nur ein angemessenes finanzielles Budget für die angebotenen Modellvarianten wie z. B. Abfindungen erforderlich, sondern auch ein professionelles Vorgehen, welches die Interessen sowohl des Unternehmens als auch der Mitarbeitenden bestmöglich berücksichtigt.
Sind Erfahrungen mit Personalabbau oder betriebsbedingten Kündigungen im Unternehmen nicht vorhanden, kann daher eine externe Planung und Umsetzung des Personalabbaus zielführend sein. Wie läuft ein solches Projekt ab?
Die Planung eines Personalabbaus beginnt mit der Analyse der Mitarbeiterstruktur sowie der Arbeitsmarktlage. Wie viele Mitarbeitende in welchem Alter sind betroffen? Besteht die Möglichkeit einer ordentlichen oder betriebsbedingten Kündigung? Ist ein Altersteilzeit-Modell (ATZ-Modell) vorhanden? Aus diesen Erkenntnissen werden anschließend verschiedene Modelle für alle Mitarbeitergruppen entwickelt. Hierfür kommen z. B. neben ATZ-Modellen u. a. klassische Abfindungen, „Netto-Abfindungsmodelle“ sowie Wertguthaben-Modelle unter Einsatz von Langzeitkonten in Frage.
Auch die Kommunikation mit dem Betriebsrat und die Ausarbeitung der erforderlichen Rechtsgrundlagen (Betriebsvereinbarung, Interessenausgleich, Sozialplan) kann durch externe Fachberater durchgeführt werden, ebenso wie die Abstimmung mit der Agentur für Arbeit. Die Planungsphase erstreckt sich auch auf die Budgetplanung bzw. die Berechnung von Rückstellungen. Schließlich werden Verantwortungen, Rollen, Aufgaben und Abläufe für das Gesamtprojekt klar definiert und mit den Verantwortlichen im Unternehmen abgestimmt.
Sobald alle formellen Voraussetzungen geschaffen sind, kann die Umsetzungsphase beginnen. Eine externe Projektleitung steuert hierbei den gesamten Prozessablauf und präsentiert die angebotenen Modelle und Instrumente in Mitarbeiterversammlungen. Die Führungskräfte werden darin trainiert, Trennungsgespräche professionell und wertschätzend zu führen. Auch die Kommunikation mit den Mitarbeitenden, insbesondere persönliche Beratungsgespräche zur individuellen Information und Entscheidungsunterstützung, werden häufig durch externe Fachberater durchgeführt. Dies nicht zuletzt deshalb, weil hierfür in kurzer Zeit zahlreiche Gespräche geführt werden müssen – ein Pensum, welches den Rahmen der unternehmensintern vorhandenen Ressourcen in den meisten Fällen sprengt.
Die persönlichen Beratungsgespräche mit den Mitarbeitenden werden durch die Fachberater sorgsam vorbereitet anhand von Unterlagen, die teils durch den Kunden, teils durch die Mitarbeitenden selbst bereitzustellen sind. Hilfreich ist es, wenn den Mitarbeitenden die Möglichkeit eröffnet wird, an ihrem Gespräch gemeinsam mit Ehe-/Lebenspartner, Familienmitgliedern oder Betriebsratsmitgliedern teilzunehmen.
In der Beratung erarbeiten die Fachexperten (die über Erfahrung als Mediatoren, Steuerberater oder Rentenberater verfügen sollten) mit den Mitarbeitenden vor dem Hintergrund der persönlichen Lebenssituationen die jeweilige Interessenlage. Sie stellen sodann die einzelnen Modelle im Detail – auch vergleichend – dar. Alle Mitarbeitenden erhalten auf diese Weise in einem einzigen Beratungsgespräche alle Informationen, die sie für ihre Entscheidung benötigten. Dies beinhaltet arbeits-, sozial- und steuerrechtlichen Fragen, einschließlich Rente und betriebliche Altersversorgung. Somit liegen den Mitarbeitenden alle Informationen für eine fundierte Entscheidung vor. Zudem erhalten sie Klarheit über ihre Zukunftschancen am Arbeitsmarkt.
Nach Abschluss der Beratungsgespräche sollte den Mitarbeitenden ein persönliches Beratungsprotokoll mit der individuellen Berechnung des präferierten Szenarios zur Verfügung gestellt werden. Anhand dieser Unterlagen können sie ihre Entscheidung über die Annahme und die konkrete Ausgestaltung des Arbeitgeberangebots fundiert treffen.
Entsprechende Personalabbauprojekte unterliegen häufig unternehmensseitig vorgegebenen, engen Zeitplänen. Der gesamte Beratungsprozess sollte daher durch ein enges Monitoring begleitet werden. Die Verantwortlichen auf Arbeitgeberseite sollten von der externen Projektleitung täglich über den Projektfortschritt informiert werden.
Die Betreuung der Mitarbeitenden reicht im Idealfall über den Abschluss des Aufhebungsvertrags hinaus. So können externe Fachexperten den Mitarbeitenden auch nach Austritt aus dem Unternehmen weiterhin zur Verfügung stehen und beispielsweise bei der Beantragung von Arbeitslosengeld oder Rente unterstützen.
Erfahrungsgemäß lässt sich durch dieses Vorgehen eine Konsensrate von rund 80 Prozent erreichen. Auch der Betriebsfrieden und die Arbeitgeber-Attraktivität werden durch ein solches wertschätzendes Trennungsverfahren unterstützt und bleiben gewahrt.
