Unterstützung im Krisenfall
Die Pandemie hat gezeigt, wie dynamisch sich Situationen verändern können. Ebenfalls wurde deutlich, dass Gesundheitssysteme weltweit sehr unterschiedlich sind. Die von Deutschland gewohnte medizinische Dichte an Ärzten, Krankenhäusern und Ausstattungen ist in vielen Ländern nicht gegeben. In der aktuellen Situation gewinnen allerdings noch weitere Faktoren an Bedeutung:
Quarantänevorschriften, Ein- und Ausreiseverbote, geschlossene Grenzen, ggf. nur erschwert mögliche Rückreisen in das Heimatland. Diese Faktoren sollten Arbeitgeber beachten und bei der Auswahl einer Auslandsreise-Krankenversicherung auch auf erweiterten Services zu achten. Dazu zählen etwa:
Sind Mitarbeitenden im Ausland auf die medizinische Versorgung vor Ort angewiesen, ist eine adäquate Krankenversicherung unerlässlich. Was macht eine gute internationale Krankenversicherung aus? Hier sind beispielsweise folgende Kriterien zu beachten:
Manche Arbeitgeber legen allerdings genau diesen Bereich der Absicherung in die Hände der Arbeitnehmer und verlassen sich auf deren private Auslandsreise-Krankenversicherung. Dies kann jedoch zu ungewünschten Überraschungen führen. Die Haftungsrisiken für den Arbeitgeber sind vorhanden, wenn Kosten nicht oder nur zu einem kleinen Teil von der gesetzlichen oder privaten Krankenversicherung getragen werden. Dabei sind die medizinischen Kosten in Asien, den USA, den VAE, Brasilien Hongkong, Singapur oder Kanada um ein Vielfaches höher als die in Deutschland geltenden Gebührensätze. Dies kann zu einer nicht planbaren Kostenbelastung für den Arbeitgeber führen, gepaart mit einer hohen Unzufriedenheit bei den Arbeitnehmern bei einer nicht vollständigen und verzögerten Kostenerstattung. Darüber hinaus erweisen sich etwaige Problemfälle als erhebliche „Zeitfresser“ für Personalabteilungen und Arbeitnehmer.
Anstelle vieler privater Einzellösungen kommen Arbeitgeber ihrer Fürsorgepflicht jedoch effizienter und nachhaltiger durch einheitliche Reiserichtlinien und Gefahrenbeurteilungen nach. Zielführend ist darüber hinaus ein spezieller Gruppenversicherungsvertrag für Dienstreisen, der neben einheitlichen Leistungen für alle Mitarbeitende auch einheitliche und stabile Beitragssätze beinhaltet. Darüber hinaus sollte eine unkomplizierte Erstattung von Rechnungen, sowie eine jederzeit erreichbare Unterstützung bei medizinischen Fragen und Notfällen durch spezielle Dienstleister und ggf. ein medizinisch sinnvoller Rücktransport ins Heimatland eingeschlossen sein.
Unabhängig vom Umfang des Versicherungsschutzes sollten jedoch im Vorfeld folgende Fragen berücksichtigt werden:
Häufig werden Dienstreisen allerdings sehr kurzfristig umgesetzt. Jedoch sollte – gerade in der Pandemie – dennoch genügend Zeit für die Planung und Vorbereitung eingeplant werden. In der Praxis erweisen sich bei sehr kurzfristigen Dienstreisen beispielsweise folgende Punkte als Fallstricke:
Um die zuständigen Abteilungen zu entlasten setzen viele Arbeitgeber deshalb auf eine regelmäßige Weiterbildung der Fachbereiche und verpflichtende Onlinetrainings oder Unterweisungen zum Thema Dienstreisen. Die reisenden Mitarbeitenden können auch über externe Dienstleister bzw. deren Apps oder Onlineportale über Veränderungen informiert gehalten werden. Eberfalls wichtig ist die telefonische Unterstützung 24/7 im Krankheitsfall (Telemedizin und Ersteinschätzung).
Auslandsdienstreisen sollten grundsätzlich sorgfältig geplant werden. Dies betrifft die Reisevorbereitung und Information über das Entsendeland, den Versicherungsschutz, ggf. die rechtzeitige Beantragung eines Arbeitsvisums und einen Notfallplan. Bei Expats ist dieser meist schon mit den Entsenderichtlinien verbunden. Der Mitarbeitende sollte zudem auch vor Ort die Möglichkeit haben, sich jederzeit selbst über die medizinische Versorgung (nächster Arzt, nächstes Krankenhaus und die aktuelle Lage im Land) informieren zu können. Eine Portal-Lösung und / oder App ist hier eine gute Möglichkeit.
