Der Digitalisierungsbedarf in der betrieblichen Altersversorgung (bAV) nimmt zu. Die Gründe dafür sind vielfältig: ein steigender Verwaltungsaufwand und Fachkräftemangel im bAV-Bereich aufgrund des demografischen Wandels, höhere Ansprüche der Mitarbeitenden und Leistungsempfänger an Serviceumfang und -qualität sowie ein hoher Kostendruck. Der Schlüssel für einen schnellen Digitalisierungserfolg ist die digitale Kommunikation mit allen Beteiligten.
Die Digitalisierung der bAV-Administration gehört seit Jahren zu den Top-Themen der Personalverantwortlichen deutscher Unternehmen. Dennoch gibt es in einigen Bereichen deutlichen Nachholbedarf. So kommunizieren viele Unternehmen mit ihren Mitarbeitenden nur teilweise digital und nutzen vor allem für die Kommunikation mit ausgeschiedenen Mitarbeitenden und Rentnern weiterhin analoge Medien.[1]
Die bAV-Landschaft vieler Unternehmen ist historisch gewachsen, die damit verbundene Komplexität erschwert die Digitalisierung. Und bei Pensionsplänen mit kleineren Mengengerüsten ist die Amortisationszeit der notwendigen Investitionen lang; auch deshalb nennen Personalverantwortliche den Wirtschaftlichkeitsaspekt als eines der Haupthemmnisse bei der Digitalisierung. Als weitere Hemmnisse nennen sie mangelnde Ressourcen, technische Restriktionen und fehlendes Wissen.
Haupthemmnisse für die Digitalisierung:
Was spricht dennoch für eine zügige Digitalisierung?
In den kommenden Jahren werden in Deutschland die geburtenstarken Jahrgänge 1955 bis 1969 (die sogenannten Babyboomer) nach und nach aus dem Erwerbsleben ausscheiden – die Zahl der Erwerbstätigen sinkt und die Zahl der Rentner steigt.[2] In einigen Unternehmen werden mit dem Renteneintritt der geburtenstarken Jahrgänge viele Beschäftigte innerhalb kurzer Zeit als Leistungsempfänger in den Ruhestand gehen. Zudem ist die Überführung in die Ruhestandsphase sehr aufwändig im Verwaltungszyklus der bAV. Insgesamt ergibt sich dabei ein hoher Informationsbedarf.
Mittelfristig nimmt der Informationsbedarf auch deshalb zu, weil das relative Leistungsniveau der gesetzlichen Rentenversicherung nach Meinung vieler Experten sinken wird. Jeder Mitarbeitende wird sich noch intensiver mit der eigenen Altersvorsorge und damit auch mit der bAV auseinandersetzen. Die Bedeutung der bAV-Leistungen für den einzelnen Anwärter nimmt dabei zu. Dem entsprechenden höheren Informationsbedarf muss von den Versorgungseinrichtungen begegnet werden.
Steigender Aufwand durch demografische Veränderungen:
Auch der bAV-Bereich ist unmittelbar vom demografischen Wandel betroffen. Glaubt man den Expertenprognosen, wird sich der Mangel an Arbeitskräften im bAV-Bereich in den nächsten Jahren durch den Rückgang der Erwerbstätigen verschärfen. Dies wirkt sich vor allem auf die bAV und deren Organisation aus:[3]
Die bAV sollte auch deshalb zügig digitalisiert werden, weil sich die Ansprüche der Beschäftigten und Leistungsempfänger an den Umfang und die Qualität der Dienstleistungen grundlegend verändert haben. Verantwortlich dafür sind die Erfahrungen im Konsumgüterbereich. Hier setzen die führenden Player die Benchmarks für eine schnelle und komfortable personalisierte Kommunikation und Abwicklung von Geschäftsprozessen. Die Beschäftigten und Leistungsempfänger erwarten eine entsprechende Interaktion auch im Unternehmensverhältnis, so dass sich die Unternehmensfunktionen diesen Benchmarks stellen müssen. Dies gilt auch für die Dienstleistungen rund um die bAV. Nur dann wird die bAV von den Betroffenen auch als werthaltige Leistung wahrgenommen.[4]
Diese grundlegende Veränderung wurde auch durch eine kürzlich durchgeführte Umfrage von WTW unter bAV-Verantwortlichen bestätigt.[5] Die bAV muss also digitaler, schneller und transparenter werden.
Höhere Ansprüche an die bAV und deren Verwaltung:
Die genannten Gründe sprechen für eine zügige Digitalisierung der bAV; der demografische Wandel und die höheren Serviceansprüche sind Realität. Nichtstun ist keine Option, da die Kosten für die Verwaltung steigen werden. Diese absehbaren Kostensteigerungen müssen in die Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen einbezogen werden.
Sicherlich gibt es keine generelle Patentlösung für eine umfassende Digitalisierung der bAV. Aber ein schneller Einstieg ist möglich, und er amortisiert sich in der Regel schnell. Bewährt hat sich dabei eine schrittweise Digitalisierung der bAV. Der erste Schritt ist die Etablierung einer digitalen Kommunikation zwischen der Versorgungseinrichtung und den Versorgungsberechtigten. Diesen Schritt können Unternehmen schnell und einfach machen – und im Anschluss daran ihre bAV sukzessive weiter digitalisieren.
