Notificare privind Confidențialitatea - asigurãri de viaţã, sănătate și alte asigurãri din categoria beneficiilor pentru angajaţi

Ultima actualizare: Aprilie 2021

NOTIFICARE PRIVIND CONFIDENȚIALITATEA

Această Notificare privind Confidențialitatea descrie modul în care Willis Towers Watson colectează și procesează Datele Personale atunci când oferim clienților noștri servicii de intermediere și consultanță în legãturã cu asigurãrile de viaţã, sănătate și alte asigurãri din categoria beneficiilor pentru angajaţi ("Servicii").

Willis Towers Watson îşi desfãşoarã activitatea în întreaga lume prin intermediul companiilor subsidiare și afiliate (denumite colectiv "Willis Towers Watson", "noi", “noştri”, "noastre" sau "nostru").

În vederea furnizãrii Serviciilor, este posibil să fie nevoie sã procesãm Datele Personale ale persoanelor care sunt angajați ai clienților noștri sau ale membrilor familiilor acestora sau care au un interes în temeiul sau în legătură cu orice poliţã sau program de asigurare pe care îl gestionăm pentru clienții noștri ca parte a Serviciilor. Această Notificare privind Confidențialitatea se aplică oricărei persoane ale cărei Date Personale le procesăm în cursul furnizării Serviciilor (fiecare dintre acestea fiind "persoana vizată" sau "dumneavoastrã/dvs.").

1. SCOPUL ŞI APLICABILITATEA NOTIFICĂRII PRIVIND CONFIDENȚIALITATEA

Această Notificare privind Confidențialitatea descrie modul în care Willis Towers Watson colectează și procesează Datele Personale în cursul furnizării Serviciilor și se aplică tuturor Datelor Personale pe care le colectăm sau le procesăm în legãturã cu dumneavoastrã.

2. DATE PERSONALE PE CARE LE COLECTĂM

"Date Personale" reprezintă informațiile care vă identifică ca persoană fizică sau se referă la o persoană fizicã identificabilă.

Putem colecta Datele dvs. Personale în următoarele moduri:

• Clientul nostru ne poate furniza Datele dvs. Personale. Clientul nostru, angajatorul dumneavoastrã, este, de asemenea, un operator independent în ceea ce priveşte Datele dvs. Personale și vă recomandăm să vă consultați în primă instanță cu acesta dacă aveți întrebări cu privire la prelucrarea Datelor Personale.
• Puteți să ne furnizați direct Datele dvs. Personale dacă deschideţi un dosar de daunã/ trimiteţi o cerere de despãgubire sau dacã sunteți implicat într-un dosar de daunã pe care îl gestionãm pentru un alt client/ asigurat.
• Puteți să ne furnizați direct Datele dvs. Personale dacă ne trimiteţi informaţii şi documente care stau la baza subscrierii riscului (cum ar fi cereri sau chestionare de asigurare) sau informaţii necesare pentru derularea contractului de asigurare (cum ar fi formularele de numire a beneficiarilor în caz de deces).
• Societatea de asigurare ne poate furniza Datele dvs. Personale, atunci când ne transmite rapoarte şi informații privind plățile efectuate cãtre dvs./ beneficiarii nominalizaţi ca urmare a dosarelor de daunã deschise în legãturã cu asigurarea dumneavoastrã.

Datele Personale pe care le putem colecta despre dumneavoastrã pot include:

• Numele și informațiile de contact;
• Informații demografice (cum ar fi sexul, vârsta, data nașterii, starea civilă, naționalitatea, detalii privind locul de muncă, componenţa familiei și persoanele dependente);
• Documente de identitate și informațiile aferente, precum cod numeric personal, serie şi numãr carte de identitate, serie şi numãr pașaport, coduri de identificare angajat;
• Date financiare și de plată, cum ar fi numere de cont bancar și informații despre tranzacții;
• Informații legate de furnizarea Serviciilor, cum ar fi informații despre poliţele de asigurare şi beneficiile aferente, informații privind dosarele de daunã şi cererile de despãgubire, înregistrări privind plățile efectuate;
• Informaţii despre salarii şi plãţi asimilate;
• Declarații făcute de dumneavoastră sau despre dumneavoastră;
• Înregistrări ale comunicațiilor; și
• Informaţii de personal, cum ar fi titulatura/ funcţia la locul de muncã, informații privind beneficiile și compensațiile oferite de angajator, informații cu privire la dependenţi/ beneficiari, informaţii privind apartenenţa la sindicate.

În funcție de Serviciile pe care le furnizăm, toate sau unele din categoriile de Date Personale de mai sus ne pot fi furnizate sau puse la dispoziție de cãtre clienții noștri.

Unele dintre categoriile de date pe care le colectăm sunt categorii speciale de Date Personale ("Date Personale Sensibile"). Acestea includ documente şi informaţii medicale (cum ar fi istoricul medical și rapoartele privind diagnosticele medicale, starea de sãnãtate și tratamentul); informații despre caracteristicile personale și circumstanțele de natură sensibilă, cum ar fi sănătatea mentală și fizică și informațiile genetice.

3. BAZELE JURIDICE PENTRU PROCESAREA DATELOR PERSONALE

Trebuie să avem un temei juridic pentru a procesa Datele dvs. Personale. În majoritatea cazurilor, temeiul juridic va fi unul dintre următoarele:

• pentru interesele noastre legitime, de exemplu pentru a furniza Servicii clienților noștri, pentru a ne asigura că Serviciile pe care le furnizăm sunt adecvate cerințelor clienților noștri, pentru a ne îmbunătăți Serviciile, pentru a ne gestiona riscurile, pentru a păstra înregistrările exacte ale tranzacțiilor și a ne organiza activitatea într-un mod eficient;
• pentru interesele legitime ale clienților noștri și ale altor terțe pãrţi (de exemplu, să investigheze și să evalueze cererile de despãgubire înaintate în legãturã cu poliţe de asigurare emise sau subscrise de aceştia și să prevină și să detecteze suspiciunile de fraudă); sau
• să ne conformăm obligațiilor legale, cum ar fi obligațiile de verificare și de raportare.

Noi procesăm Date Personale Sensibile pe următoarele baze juridice:

• Consimțământul dumneavoastră. Clientul poate obține consimțământul dvs. explicit de a colecta și utiliza datele în scopurile descrise în această Notificare privind Confidenţialitatea. Puteți să vă retrageți consimțământul în orice moment, contactându-ne prin folosirea detaliilor de la sfârșitul acestui document;
• În vederea stabilirii, exercitãrii sau apărãrii drepturilor de revendicare legale; sau
• În cazul în care legislația ne permite să procesăm Date Personale Sensibile (de exemplu, în cazul în care prelucrarea este necesară în scopuri de asigurare).

4. CUM VĂ PUTEM UTILIZA DATELE PERSONALE

Noi folosim Datele dvs. Personale:

• în vederea furnizării Serviciilor și îndeplinirii obligațiilor contractuale față de clienți;
• pentru efectuarea de analize de date;
• pentru monitorizarea și prevenirea fraudei;
• în vederea contribuirii la dezvoltarea de noi servicii și la îmbunătățirea sau modificarea Serviciilor noastre;
• în vederea desfãşurãrii și extinderii activitățile noastre de afaceri;
• în vederea efectuãrii verificărilor privind activitãţile de spãlare a banilor şi de prevenire a finanţãrii terorismului conform prevederilor legale în vigoare;
• pentru desfășurarea de activități administrative în legătură cu Serviciile noastre;
• pentru a ne exercita, apăra sau proteja drepturile noastre legale sau drepturile clienților noștri sau ale terților; și
• pentru a respecta obligațiile legale și profesionale și pentru a coopera cu autoritãţile de

Putem, de asemenea, să agregăm sau să anonimizãm informații despre dumneavoastrã. Datele agregate sau anonimizate nu pot fi folosite pentru identificarea persoanelor și nu sunt tratate ca Date Personale în conformitate cu prezenta Notificare privind Confidențialitatea.

5. DEZVĂLUIREA DATELOR DVS. PERSONALE

Putem partaja Datele dvs. Personale cu terțe părți în următoarele circumstanțe:

• cu orice companie din grupul Willis Towers Watson pentru scopurile menționate mai sus;
• cu clienții, intermediarii, consilierii și partenerii noştri de afaceri (cum ar fi societãţi de asigurare, consultanţi juridici, consultanţi fiscali) în scopul îndeplinirii obligațiilor contractuale față de clienți, de exemplu pentru a livra Serviciile noastre și pentru a concepe şi plasa produse de asigurare pentru clienți;
• cu furnizorii de servicii, cum ar fi entitățile care furnizează servicii de livrare e-mail, audit, găzduire website și alte servicii;
• cu orice instanță, autoritate de reglementare, instituţie de aplicare a legii, organism guvernamental sau organism profesional, dacă suntem obligați să facem acest lucru conform legii sau reglementărilor aplicabile, care pot include legi sau reglementări aplicabile în afara țării dvs. de reședință.

Atunci când partajãm Date Personale cu terțe părți, luăm toate măsurile rezonabile pentru a ne asigura că există măsuri adecvate de securitate și asigurare a confidențialitãţii pentru a proteja informațiile partajate.

6. SECURITATE ȘI RETENȚIE

Willis Towers Watson menține măsurile de securitate tehnice și organizaționale adecvate pentru a proteja securitatea datelor dvs. împotriva pierderii, utilizării incorecte, accesului, dezvăluirii sau modificării neautorizate. Aceste măsuri vizează asigurarea permanentã a integrității și a confidențialității Datelor Personale. Evaluăm aceste măsuri în mod regulat pentru a asigura securitatea prelucrării.

Vom păstra Datele dvs. Personale atât timp cât este necesar pentru furnizarea de Servicii clienților noștri. Atunci când nu mai avem nevoie de Datele dvs. Personale în legătură cu Serviciile, vom păstra Datele dvs. Personale pentru o perioadă de timp care ne permite în mod rezonabil să:

• Menținem înregistrări comerciale în scopuri de analiză și/ sau audit;
• Respectãm cerințele de păstrare a înregistrărilor în conformitate cu legislația sau reglementările aplicabile;
• Respectãm orice obligații legale sau de reglementare;
• Apărãm sau sã iniţiem orice revendicări legale existente sau potențiale; și
• Să gestionãm orice reclamaţie în legãturã cu activitățile

Vom șterge Datele dvs. Personale atunci când nu mai sunt necesare pentru aceste scopuri. Dacă există informații care, din motive tehnice, nu pot fi şterse în întregime din sistemele noastre, vom pune în aplicare măsurile adecvate pentru a preveni orice prelucrare sau utilizare ulterioară a datelor.

7. TRANSFER TRANSFRONTALIER

Deoarece ne desfãşurãm activitatea ca o afacere globală, Datele dvs. Personale pot fi transferate, stocate și procesate într-o țară care nu este considerată ca asigurând un nivel adecvat de protecție a Datelor Personale în conformitate cu legislația Uniunii Europene.

Atunci când transferăm astfel de Date Personale în afara Spațiului Economic European, punem în aplicare garanții adecvate (cum ar fi angajamentele contractuale) în conformitate cu cerințele legale aplicabile pentru a vă asigura că datele dvs. sunt protejate în mod adecvat. Pentru mai multe informații despre măsurile de protecție adecvate puse în aplicare, vă rugăm să ne contactați utilizând detaliile furnizate în secțiunea "Contact & Comentarii" de mai jos.

8. OPŢIUNI ȘI ACCES

Willis Towers Watson și clientul sunt fiecare operatori indepenenţi responsabili pentru Datele Personale pe care le colectăm și le procesăm.

Dacă doriți să examinați, să corectați, să actualizați, să ştergeţi, să obiectați sau să restricționați procesarea Datelor dvs. Personale sau să solicitați o copie a Datelor Personale despre dumneavoastrã, ne puteți contacta prin trimiterea unui e-mail la dataaccessrequest@wtwco.com sau prin trimiterea cererii prin poștă la adresa furnizată în secțiunea "Contact & Comentarii" de mai jos.

În solicitarea dvs. vă rugăm să menţionaţi în mod clar care sunt Datele Personale pe care doriți să le modificaţi, dacă doriți să eliminați Datele dvs. Personale din baza noastră de date sau să ne comunicați care sunt limitele pe care doriți să le impuneţi cu privire la utilizarea Datelor dvs. Personale. Pentru protecția dumneavoastrã, putem rãspunde doar cererilor în legãturã cu Datele Personale asociate adresei de e-mail pe care o utilizați pentru a ne trimite solicitarea și este posibil să fie necesar să vă verificăm identitatea înainte de a da curs solicitãrii.

Ne angajăm să colaborăm cu dvs. pentru a obține o soluționare corectă a oricăror plângeri sau preocupări privind confidențialitatea. Dacă, cu toate acestea, considerați că nu am putut să vã oferim asistenţã în legãturã cu plângerea sau cu sesizarea dvs., aveți dreptul să adresați o plângere Autorității de Supraveghere la dataprotection.

9. MODIFICĂRI ALE NOTIFICĂRII PRIVIND CONFIDENȚIALITATEA

Puteți să ne solicitați o copie a acestei Notificări privind Confidențialitatea utilizând datele de contact menţionate mai jos.

La anumite intervale de timp, putem modifica sau actualiza această Notificare privind Confidențialitatea prin notificarea sau furnizarea unei versiuni revizuite clienților noștri. În cazul în care modificările aduse acestei Notificări privind Confidențialitatea vor avea un impact fundamental asupra naturii procesării sau dacă vor avea un impact semnificativ asupra dvs., vom solicita clienţilor noştri să vã informeze în timp util cu privire la aceste modificări, astfel încât să aveți posibilitatea de a vă exercita drepturile (de exemplu, dreptul de a vă opune prelucrării).

10. CONTACT & COMENTARII

Dacă aveți întrebări sau comentarii cu privire la această Notificare de Confidențialitate, Datele dvs. Personale și modul în care folosim și procesăm astfel de date sau în scopul exercitării drepturilor dvs. legale, vă rugăm să ne contactați la +40 21 231 91 69 sau la adresa electronică de email la wtw- ro.secretariat@wtwco.com sau dataaccessrequest@wtwco.com sau prin poştã la adresa Bd Ion Mihalache nr. 15 - 17, etaj 1, Sector 1, Cod Postal 011171, Bucureşti.