Mit Hauptinhalt fortfahren
Artikel

Die digitale Datenmeldung: Spot on HR!

Datenmeldungen digital und prozesssicher gestalten

Retirement
N/A

28. Oktober 2020

Digitalisierungspotentiale im Gutachtenprozess ausschöpfen – welches Potential sich bietet und wie Sie es nutzen können.

Erfahren Sie mehr

Dreiteilige Themenserie

In einer dreiteiligen Themenserie zeigen wir Ihnen, wie Sie persönlich im HR- oder Finance-Bereich von einem digitalen Aktuariat profitieren können. Die Beiträge stellen die effektivsten Handlungsfelder dar und geben Beispiele für neue Möglichkeiten – bis hin zum Aktuariat im Self-Service.

Qualitätssicherung im Fokus: Im Prozess rund um die Erstellung der versicherungsmathematischen Gutachten zur Höhe von Pensionsverpflichtungen sind die internen und externen Qualitätsanforderungen in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Dies setzt insbesondere die Personalabteilungen unter großen Zeitdruck. In kurzer Zeit sind qualitätsgesicherte Datenmeldungen an den Aktuar zu senden, die im Anschluss erhaltenen Gutachten zu überprüfen – und dies alles zu dokumentieren.

Die digital-optimierte Datenmeldung

In vielen Unternehmen werden die Daten für die Gutachten zumindest teils manuell zusammengestellt. Dies ist in der Regel sehr aufwändig. Sicherer, schneller und weniger fehleranfällig ist ein digitalisierter Prozess, bei dem die Personendaten mit allen für den Aktuar erforderlichen Informationen und Kennzeichen in einer einzigen Datei aus einem einheitlichen Personalsystem automatisiert erzeugt werden können. Darüberhinaus ist ein automatisierter Datenmeldeprozess schnell auf Kollegen übertragbar, was in der digitalen Arbeitswelt ebenfalls immer wichtiger wird. Viele Abrechnungssysteme erlauben zudem die Implementierung von Prüfroutinen. Dies erhöht die Qualität der Datenmeldung zusätzlich und verringert die Anzahl der Rückfragen des Aktuars wesentlich.

Die meisten Unternehmen sind bereits sehr weit digitalisiert. Dennoch besteht häufig noch „Luft nach oben“, wie eine Studie von Willis Towers Watson zeigt. Wie kann ein digitales Aktuariat bei Ihrem Datenmeldeprozess helfen?

Datenmeldung als reine Aktualisierung des Bestands

Sollte eine digital-optimierte Datenmeldung in Ihren Personalsystemen nicht möglich sein, kann Ihr Aktuar einen Teil der Arbeit für Sie übernehmen. Es besteht die Möglichkeit, dass Sie eine Gesamtbestandsmeldung per Datenabzug vom Vorjahr aus dem Bewertungssystem zur Verfügung gestellt bekommen – und Sie müssen nur noch aktualisieren. Dies kann insbesondere bei kleinen oder inhomogenen Beständen eine deutliche Zeitersparnis darstellen.

Datenprüfungen erweitern und verstehen

In modernen Datenaufbereitungssystemen des Aktuars werden umfangreiche Daten- und Syntaxprüfungen Ihrer Personenmeldung durchgeführt und regelmäßig aktualisiert. Die Prüfroutinen und deren Ergebnisse können in übersichtlicher Form zur Verfügung gestellt und dem Wirtschaftsprüfer vorgelegt werden – der dann meist deutlich weniger Rückfragen stellt. Die Digitalisierung ermöglicht zudem eine Qualitätsprüfung der Daten bereits beim Hochladen der Dateien in das Portal. Fehlerhafte oder unplausible Datensätze werden kenntlich gemacht und können in Echtzeit angepasst werden. Sie steuern flexibel, wann Sie sich Zeit für die Beantwortung von Rückfragen nehmen.

Automatisierte Bestandsüberleitungen

In der Regel sind von den HR-Abteilungen Nachweise der Entwicklung der Personal- oder der Gutachtenanzahlen für die interne oder externe Qualitätsprüfung bereitzustellen. Der digitale Aktuariat kann hierbei per Knopfdruck helfen. Das Bewertungssystem des Aktuars enthält alle benötigten Daten: Überleitungen der Personenanzahlen vom Vorstichtag auf den aktuellen Stichtag oder alternativ von der Personendatenmeldung zum finalen Gutachtenbestand. Hier kann auf Firmen- oder Konzernebene anschaulich dargestellt werden, wie sich die verschiedenen Personengruppen anzahlmäßig fortentwickelt haben: das digitale Aktuariat ermöglicht hierzu flexible Übersichten in jeder gewünschten Aggregationsstufe.

Vom Aktuarswissen profitieren

Aktuare verstehen die Versorgungslandschaften, die sie bewerten, tiefgreifend. Sie kennen die Personendatenmeldung strukturell sehr gut und sind durch die digitale Bewertungsumgebung mit automatisierten und sicheren Prozessen vertraut. Dieses Wissen lässt sich gewinnbringend in verschiedensten Bereichen nutzen, etwa für unternehmensindividuelle bAV-Optimierungs-Workshops mit Ihrer Personalabteilung.

Ihr Kontakt

Senior Director, Head of Actuarial Consulting Germany, Retirement

Director, Head of Consulting Actuaries Rhein-Main, Retirement

Related content tags, list of links Artikel Betriebliche Altersversorgung (bAV) Deutschland


Services


Themenverwandte Lösungen

Contact Us