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Mitarbeiterkommunikation als Schlüssel zum Erfolg?

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Von Urs Bannwart und Christian Guntern | 6. Mai 2022

Aktuelle Umfragen belegen deutlich, dass für Mitarbeiter die Wertschätzung durch Kommunikation und Information einen grossen Stellenwert hat.

Was für Informationen zur beruflichen Vorsorge erwarten die Mitarbeiter von ihrem Arbeitgeber oder von seiner Pensionskasse? In welcher Form möchten sie darauf aufmerksam gemacht werden, und wie soll der Zugang sichergestellt sein?

Die Arbeitgeber und auch ihre Pensionskassen sind gefordert, denn ihre Mitarbeiter bzw. Versicherten verfügen über unterschiedliche Kommunikationsbedürfnisse. Entsprechend herausfordernd ist die optimale Organisationsform sowie die zeitgerechte Weiterentwicklung im Zuge der Digitalisierung. Dabei geht es nicht nur um die persönlichen Daten zu Vermögen, Leistungen und Beiträgen, sondern auch um Basiswissen und Unterstützung in spezifischen Situationen wie Pensionierungsplanung, Wohneigentumsförderung, Wahl der persönlichen Altersgutschriften, Einkauf, Abreise ins Ausland, Scheidung und vieles mehr.

Kommunikation von der Pensionskasse an die Versicherten

In erster Linie sind die Pensionskassen die direkten Ansprechpartner für Mitarbeiter und ihre Bedürfnisse, ins- besondere aufgrund der zunehmenden Wichtigkeit des Schutzes vertraulicher Daten.

Um die Versicherten mit notwendigen und hilfreichen Informationen zu versehen, werden die unterschiedlichsten Kommunikationskanäle verwendet. Dies reicht von der Zustellung von Briefen über Direktansprachen per E-Mail bis zur Nutzung von Versichertenportalen mit persönlichem Zugang. Ergänzend werden auch Internetseiten genutzt, typischerweise zur Publikation allgemein gültiger Kennzahlen und Entwicklungen.

Die besondere Herausforderung für Pensionskassen besteht darin, die relevanten Kanäle so zu nutzen, dass die gewünschte Botschaft von der versicherten Person wahrgenommen und verstanden wird. Sind E-Mails tatsächlich effizienter oder hat der Brief von der Post einen Vorteil, weil er etwas Persönliches ausdrückt?

Der Markt bietet alles, die Unterschiede sind enorm. Von der herkömmlichen schriftlichen Art zu korrespondieren bis hin zur komplett digitalen Variante mittels App für unterwegs. Immer häufiger werden solche Unterschiede zu mitentscheidenden Faktoren bei der Wahl der Pensionskasse. Ganz besonders trifft dies zu, wenn die Versicherten bereits an einen bestimmten (digitalen) Standard gewöhnt sind, und erst recht in 1e-Vorsorgeplänen, in welchen die Versicherten ihre eigenen Anlageentscheide treffen. Dort ist in der Regel die Qualität des persönlichen Zugangs sehr entscheidend, mit einem besonderen Augenmerk auf Finanz- und Performance-Informationen, die Möglichkeit des einfachen Wechsels der Anlagestrategie und nicht zuletzt die Benutzerfreundlichkeit.

Um die Versicherten mit notwendigen und hilfreichen Informationen zu versehen, werden die unterschiedlichsten Kommunikationskanäle verwendet.

Welche Massnahmen treffen erfolgreiche Unternehmen?

Aktuelle Umfragen belegen deutlich, dass für Mitarbeiter die Wertschätzung durch Kommunikation und Information einen grossen Stellenwert hat. Weshalb also nicht in Ergänzung zu den Bemühungen durch die Pensionskasse das Thema zusätzlich unterstützen?

Sehr gute Erfahrungen machen Unternehmungen mit eigens eingerichteten Webseiten zu den eigenen Sozialleistungen oder ansprechend gestalteten Visualisierungen der Pensionskassenleistungen. Neueintretende haben oft spezifische Erwartungen und Bedürfnisse und können sehr gut ganz konkret bedient werden, genauso wie beispielsweise Mitarbeiter, die verstehen möchten, welche Auswirkungen eine Heirat hat oder wie Partner und Kinder finanziell abgesichert sind.

Visuell ansprechende Erklärvideos oder Aufzeichnungen stattgefundener Webinare erlauben es zudem den Mitarbeitenden, sich unabhängig von Ort und Zeit selber zu informieren. Dies entlastet die Personalabteilung ganz konkret von repetitiven Anfragen.

Aktuelle Umfragen belegen deutlich, dass für Mitarbeiter die Wertschätzung durch Kommunikation und Information einen grossen Stellenwert hat.

Neu im Trend liegen zudem Arbeitgeber, welche ihren Mitarbeitern vermehrt Zugang oder Hilfsmittel für individuelle und persönliche Fragestellungen rund um Vorsorge und Finanzen zur Verfügung stellen. «Financial Wellbeing». Das Spektrum ist gross, von Vorsorge- und Pensionsplanung bis zu Finanz- oder Schuldenberatung.

Abstimmung der internen Kommunikationsstrategie

Führende Unternehmen entscheiden sich nebst einer wettbewerbsfähigen Vergütung, attraktiven Benefits, dem physischen, emotionalen und sozialen Wohlbefinden und vielfältigen Karriere- und Entwicklungschancen auch für regelmässige, transparente und verständliche Kommunikation an die Mitarbeitenden. Das Mitarbeitererlebnis lebt von Transparenz, Personalisierung und einfachem digitalen Zugang zu relevanten Informationen. Bei der Auswahl der geeigneten Massnahmen ist es elementar, die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeitenden und der Unternehmung zu berücksichtigen.

Autoren

Director, Retirement, Switzerland

Senior Consultant Pension Brokerage

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